議事録の書き方

議事録とは——会議に出ていない人のために書く記録です

発言を全部残すものではありません。決まったことと宿題に絞った記録で、読む相手は会議に出ていない人です。目的の整理と、そのまま使える例を3本、似た言葉との違いまでまとめました。

Recory 編集部編集

2026.09.03 更新 2026.09.21 読了 27分 価格・仕様の確認 2026.09.03

議事録は、会議で決まったことと、そのあとやることを記録した文書です。発言を全部書き残すものではありません。

いちばん大事なところから書きます。読む相手は、会議に出ていない人です。出ていた人は内容を知っているので、読む必要がありません。ここを取り違えると、丁寧に書いたのに誰にも読まれない議事録ができます。

議事録の意味——何のために書くか

目的は3つあります。どれを重く見るかで、書く内容が変わります。

1つめ、共有するため。会議に出ていない人へ、決まったことを伝えます。いちばん多い目的で、この場合は短いほど良い。

2つめ、次の行動につなげるため。誰が何をいつまでにやるかを、書いて残します。ここが抜けている議事録は、読んでも何も起きません。

3つめ、あとから確認するため。「そんな話は聞いていない」が起きたときに、記録があれば照合できます。この目的が重い会議では、決定の理由まで書いておく必要があります。

自分の会議がどれかを決めてから書くと、迷いが減ります。社内の定例なら1と2、社外との商談なら3が重くなります。

何を書いて、何を書かないか

書く項目は、多くの会議で共通しています。迷うのは、むしろ書かないほうの列です。

右の列で迷いやすいのが「決まらなかった議論の経緯」です。書かないほうがいいというより、書くと長くなって読まれなくなるという理由です。ただし「なぜ決まらなかったか」は次の会議で必要になるので、論点だけを1行で残すのが実務的な落としどころになります。

「個人への批判」も書かないでください。「◯◯さんの進め方の甘さを指摘」と書かれた議事録が回ると、次から本当のことが報告されなくなります。決まったことだけ残せば足ります。

分量の目安

1時間の会議で、1,000〜2,000字です。長い議事録が良い議事録ではありません。

比較すると分かりやすい。同じ会議の文字起こしは2.5万〜3.5万字になります（文字起こしとは）。議事録はその10分の1以下です。

つまり議事録を作る作業の本体は、書くことではなく捨てることです。何を残すかを決める判断が、そのまま質になります。長い議事録が良い議事録ではありません。

例1：社内の定例会議

そのまま使える形で3本置きます。まず、いちばん多い型です。

■ 週次定例（第12回）
日時：2026年9月3日（水）10:00-10:45
場所：第2会議室
参加者：山田、佐藤、鈴木、田中
議題：進捗確認／来月のリリース判断

【決まったこと】
・リリース日を10月15日に確定
・検証期間は10月1日から2週間とする
・不具合が3件以上残る場合は延期を再検討する

【宿題】
・検証環境の準備 ／ 佐藤 ／ 9月20日まで
・顧客への告知文の下書き ／ 鈴木 ／ 9月25日まで
・営業への説明資料 ／ 田中 ／ 10月1日まで

【持ち帰り】
・旧版のサポート終了時期（次回、判断材料をそろえて再議）

次回：9月10日（水）10:00-

見て分かるとおり、議論の経緯が1行も入っていません。それでも、この会議に出ていない人が読んで、何が決まって自分が何をするかが分かります。

「持ち帰り」の欄が効きます。決まらなかったことを残しておくと、次の会議で最初からやり直さずに済みます。

例2：社外との商談

社外が絡むと、必要なものが変わります。あとから確認される可能性があるからです。

■ ◯◯株式会社様 打ち合わせ記録
日時：2026年9月3日（水）14:00-15:00
場所：先方オフィス
出席：先方＝営業部 高橋様、技術部 伊藤様
　　　当方＝営業部 山田、佐藤
議題：導入範囲と見積条件の確認

【合意した内容】
・初期導入は営業部30名を対象とする
・契約期間は1年、自動更新とする
・単価は改めて見積書で提示する（当方）

【先方からの要望・懸念】
・既存システムとの連携可否（技術部 伊藤様）
・繁忙期（12月）を避けた導入スケジュール

【次のアクション】
・見積書の送付 ／ 当方 ／ 9月10日まで
・連携可否の技術確認 ／ 当方 ／ 9月17日まで
・社内稟議の状況共有 ／ 先方 ／ 9月中旬

次回：9月18日（木）14:00- オンライン

社内の例との違いは3つです。出席者を所属と氏名で書く。どちらの発言かを分ける。次のアクションに「当方／先方」を付ける。

担当を「当方／先方」の2つに絞るのが要点です。個人名で書くと、あとで読んだときに誰の会社の人か分からなくなります。2択なら、取り違えても一目で気づけます。

商談の記録に何を残すかは商談の議事録に何を残すかに詳しく書きました。社内の会議とは求められるものがかなり違います。

例3：プロジェクトの進行会議

課題を追いかける会議の型です。決定より、状態の変化を残します。

■ △△プロジェクト 進行会議
日時：2026年9月3日（水）16:00-17:00
参加者：PM 山田／開発 佐藤、鈴木／デザイン 田中

【今週動いたもの】
・設計レビュー完了。指摘12件はすべて反映済み
・API仕様の合意。別紙のとおり

【止まっているもの／理由】
・画面デザインの確定待ち（先方の確認が2週間止まっている）
　→ PMから催促する
・テスト環境の払い出し（情シスへ申請済み、9/8予定）

【決まったこと】
・デザイン確定が9月10日を過ぎた場合、暫定版で先に実装を進める

【宿題】
・先方への催促 ／ 山田 ／ 9月4日
・暫定版の仕様整理 ／ 田中 ／ 9月8日

次回：9月10日（水）16:00-

「止まっているもの／理由」があるのが、この型の特徴です。進捗の一覧より、止まっている理由を全員が知ることのほうが価値があります。同じ壁に他の人がぶつかったことがあるかもしれないからです。

もっと多くの型が必要なら、議事録のテンプレート8種に会議の種類ごとにまとめてあります。項目の決め方も一緒に書きました。

例4：キックオフ（初回の顔合わせ）

プロジェクトの最初の会議です。決まったことより、前提をそろえることが目的になります。

■ △△プロジェクト キックオフ
日時：2026年9月3日（水）13:00-14:30
参加者：（当社）山田・佐藤・鈴木　（◯◯社）高橋様・伊藤様
議題：目的の共有／体制／進め方／スケジュール

【この プロジェクトの目的】
・現行の手作業を減らし、月末の締め作業を3日から1日にする
・対象は経理部の5名

【体制】
・当社：山田（PM）／佐藤（開発）／鈴木（デザイン）
・◯◯社：高橋様（窓口）／伊藤様（現場の確認）

【進め方】
・週1回の定例（毎週水曜13:00）
・課題は共有シートで管理し、会議はその確認に使う

【決まったこと】
・要件の確定を9月末とする
・仕様変更は要件確定後、双方の合意で受け付ける

【宿題】
・現行の作業手順の資料 ／ 先方 ／ 9月10日まで
・要件のたたき台 ／ 当方 ／ 9月17日まで

次回：9月10日（水）13:00-

目的を1行で書いておくのが要点です。数か月たつと、関係者が増えて「そもそも何のためにやっているか」が曖昧になります。最初の議事録に残しておくと、あとで戻れます。

例5：1対1の短い打ち合わせ

15分の打ち合わせでも、決まったことがあれば残します。短い会議ほど、記録が省かれて「言った言わない」になりやすい。

■ 打ち合わせ（山田／佐藤）
日時：2026年9月3日（水）11:00-11:15

【決まったこと】
・A社への提案書は、価格ページを外して先に送る
・価格は次回の訪問時に対面で説明する

【宿題】
・提案書の修正 ／ 佐藤 ／ 本日中
・A社へ送付 ／ 山田 ／ 明日午前

この5行で足ります。日時と、決まったことと、宿題。参加者が2人なら名前は見出しに入れれば十分です。

短い打ち合わせこそ、その場でチャットに書いて送るのがいちばん確実です。文書にする必要すらありません。

議事録を書く時間は、どこに消えているか

「議事録に時間がかかる」と言うとき、かかっているのは書く時間だけではありません。分解すると4つに分かれます。

いちばん大きいのは2番目です。会議のあと、何が決まったかを思い出すところで時間が消えます。メモが断片的だと、この工程が長くなる。ここを短くする方法は2つで、会議中のメモを増やすか、あとから確認できる記録を残すかです。

前者は会議への集中を削ります。聞きながら書くのは、そもそも人がやりにくい仕事なので、書くことに気を取られて議論に入れなくなる。この構造は聞きながら書けないに分けて書きました。

3番目の「文章にする」は、型があるかどうかで倍ちがいます。毎回ゼロから構成を考えていると長くなるので、会議の種類ごとにひな形を決めておくのが効きます。ひな形は議事録のテンプレートにまとめました。

書き終わったあと、誰が何を見るか

議事録は書いて終わりではなく、読まれ方が決まっていないと形だけ残ります。送ったあとの流れを決めておくと、書く内容も定まります。

4つ目がいちばん忘れられます。半年後に「なぜこの方針になったのか」を探す人が必ず出てきます。結論だけの議事録は、そのとき役に立ちません。決まった理由を1行足しておくと、あとの説明が省けます。

送るときの宛先と文面は議事録をメールで送るに、読まれない議事録の直し方は議事録が読まれないときにまとめました。

議事録を「作らない」という選択

すべての会議に議事録が要るわけではありません。作らないと決めることも、立派な運用です。

• 参加者が2人で、その場で合意して終わる打ち合わせ
• 定期の情報共有で、資料がそのまま残る会
• 結論の出ない相談・雑談

こうした会議で議事録を作ると、書く手間に対して読まれません。代わりに残すなら、決まったことを1行だけチャットに書くくらいで足ります。

逆に、必ず残すべきなのは次の3つです。お金と期限と担当が動いた会議、社外の相手がいる会議、法令や規程で作成が求められる会議です。この3つは、あとで「言った・言わない」になったときに参照されます。どの会議が法令で求められるかは、この記事の下のほうにまとめました。

議事録・議事メモ・会議録・議事要旨の違い

似た言葉が並びます。厳密な定義があるわけではありませんが、求められる詳しさが違います。

社内で「議事録」と言ったときに何を指すかは、その組織の習慣で決まります。新しい職場で頼まれたときは、過去のものを1本見せてもらうのがいちばん早い確認です。

なお「議事要旨」は、会議の結論だけを数行でまとめたものを指すことが多い言葉です。議事録と併記して、要旨を先頭に置く形もよく使われます。

議事録とメモの違い——会議中のメモ書きは、そのままでは議事録になりません

会議中に取るメモは、あとで自分が思い出すための材料です。断片的でかまいませんし、形式も自由です。一方の議事録は、会議に出ていない人が読んで、何が決まって自分が何をするかが分かる状態になっている必要があります。

メモを議事録にする作業は、書き足すことではなく、決まったことと宿題だけを残して捨てることです。発言の要旨を全部並べる必要はありません。「誰が・何を・いつまでに」がそろっていれば、5行の短い形でも議事録として使えます。

法律で作成が求められる議事録

会社法などで、作成が義務づけられている議事録があります。この種類は、書く項目が法令で決まっています。

代表的なのは株主総会と取締役会の議事録です。記載すべき事項が定められているので、社内の定例会議と同じ感覚で書くと要件を満たしません。作成の義務、記載する項目、保管の期間についても定めがあります。

自社での扱いについては、必ず条文と、必要なら専門家に確認してください。この記事では要件そのものは扱いません。書き方の実務は種類ごとに分けてまとめています。

• 取締役会・株主総会の議事録
• 法人の議事録と条文の対応
• 町内会・自治会の総会
• 安全衛生委員会の議事録

これらは形式が決まっているぶん、中身の書き方だけを工夫することになります。様式そのものを変える余地はありません。

「議事録が書けない」と感じるとき

書けない原因は、たいてい書く技術ではありません。3つのどれかです。

1つめ、会議で何が決まったか分からなかった。これは会議の側の問題です。決まっていないなら書けません。「今日は◯◯を決める会議です」と最初に宣言していない会議は、終わっても何が決まったか誰も分かりません。

2つめ、全部を書こうとしている。発言を漏らさず残そうとすると、手が追いつかず、結局どれも中途半端になります。捨てる前提で聞くと、書く量は10分の1になります。

3つめ、完成させてから出そうとしている。「もう少し整えてから」と思っているうちに、価値が下がります。決まったことと宿題だけを15分で送るほうが、翌週の完璧な議事録より役に立ちます。

苦手意識そのものへの対処は議事録が苦手な人へにまとめました。多くの場合、原因は本人ではなく会議の側にあります。

項目ごとの、書く意味

議事録の頭に並ぶ項目には、それぞれ理由があります。形式だから書くのではありません。

「欠席者」を書く欄を作っておくと効きます。議事録を誰に送るべきかが自動的に決まるからです。出席していない人こそ読者なので、リストがそのまま送付先になります。

細かいところで迷う5つ

書いていると必ず出てくる疑問です。正解が1つあるわけではないので、社内で決めて統一するのが実務的です。

1. 敬称は付けるか。社内の議事録では「敬称略」と書いて姓のみにするのが一般的です。社外が入る場合は「様」を付けます。混在させないでください。

2. 発言者を実名で書くか。決定事項には要りません。「誰が言ったか」が重要な場面——反対意見、条件の提示、責任の所在——だけ書きます。全部に名前を付けると、議事録が長くなるうえに発言しづらい空気を作ります。

3. 「ですます調」か「である調」か。である調のほうが短く済みます。ただし社外へ送るものは、ですます調のほうが自然な組織もあります。どちらでもいいので、1本の中で混ぜないこと。

4. 時制はどうするか。決定事項は「〜する」と現在形で書くと短くなります。「〜することが決定された」は長いだけで情報量が同じです。

5. 数字の書き方。日付は「9月10日」のように月日を明記します。「来週まで」は避けてください。読む人が読む日によって意味が変わる言葉は、議事録には向きません。

「金曜まで」「今月中」「至急」——このあたりは全部、日付に置き換えます。読む人が読む日によって意味が変わるからです。

議事録が書けない会議は、会議に問題があります

これは言いにくいことですが、実務では大事なところです。議事録が書けないのは、決まっていないからです。

1時間話して、決まったことが1つも無い会議は珍しくありません。その場合、正直に書いてください。

【決まったこと】
・なし

【持ち帰り】
・△△の判断（次回、◯◯の資料をそろえて再議）

「決まったことなし」と書かれた議事録が回ると、会議のほうが変わります。無理に何かを書いて埋めると、決まっていないことが決まったように見え、問題が先送りになります。

決まらない会議が続くなら、原因は3つのどれかです。決める人がいない、判断材料がそろっていない、そもそも決める議題ではない。議事録に「持ち帰り」が積み上がるので、記録を続けていると気づけます。

誰が書くか、いつ書くか

書く人は、主催者か持ち回りが一般的です。新人に任せる職場もありますが、会議の内容を理解していないと要点が拾えないので、実は難しい仕事です。

いつ書くかのほうが、質に効きます。結論から言うと、当日中です。

理由は2つあります。記憶が残っているうちなら、書けなかった部分を補えます。そして間違いを指摘してもらえます。1週間後に送ると、参加者も内容を忘れているので、間違ったまま確定します。

理想は、会議が終わってから15分です。決まったことと宿題だけなら、それで書けます。

議事録を作る3つの道具

紙とペン以外の選択肢です。組織の習慣で決まっていることが多いので、まず既存のものに合わせてください。

この3つに加えて、録音から自動で作る議事録アプリという道もあります。段階の違いから見たい場合は議事録アプリの比較にまとめました。

Excelが使われているのは、様式が指定されている場合がほとんどです。提出先が形式を決めているなら選ぶ余地がありません。中身の書き方だけを工夫することになります（ExcelとWordのどちらで作るか）。

共有ドキュメントを使うと、会議中に全員が同じ画面を見ながら書けるという利点があります。決まったことをその場で打ち込んで、参加者が見ている前で確定する。これをやると、あとから「そうは言っていない」がほぼ起きません。

短い打ち合わせは、チャットに直接書くのが速い。文書にする手間そのものが省けます。ただし数か月後に探せないので、残す価値があるものは別に置いてください。

議事録から、次の会議が始まります

最後に、いちばん実務的な効き方を書きます。議事録は、書いて終わりではなく、次の会議の入口です。

会議の冒頭で「前回の宿題」を開く習慣があると、進み方が変わります。手順は4段です。

1. 前回の議事録の「宿題」を開く
2. 終わったものに印を付ける
3. 終わっていないものの理由を聞く
4. そこから今回の議題に入る

この4段を最初にやる会議は、進捗の報告から始める会議より短く終わります。「何をやったか」ではなく「何が終わっていないか」から入るので、話す内容が絞られるからです。

そのためには、宿題が担当と期限つきで書かれている必要があります。「検討する」「確認する」だけでは、終わったかどうかを判定できません。判定できる形で書く——これが、議事録で唯一いちばん大事な作法かもしれません。

会議中に、何をしておくか

議事録の質は、書く技術より会議中の準備で決まります。3つあります。

1つめ、議題を先に立てておく。議題が決まっていれば、議事録の見出しがそのまま決まります。書く前に構成を考える時間が要らなくなります。

2つめ、決まったことをその場で読み上げる。「いま決まったのは、こういうことですね」と確認する。これをやると、議事録を書く作業がほぼ転記になります。認識のずれもその場で直せます。

3つめ、宿題を担当と期限つきで確認する。「これは誰が、いつまでに」を会議中に決めておく。あとから割り振ろうとすると、たいてい誰もやりません。

この3つをやる会議は、誰が書いても同じ議事録になります。逆に、これをやらない会議は、書く人の技量に頼ることになります。議事録が上手い人は会議中にほとんど書いていない、という話はこちらにまとめました。

会議の種類で、残すものが変わります

同じ「議事録」でも、会議の性質によって重心が動きます。型を1つに決めて全部に当てはめると、どこかで合わなくなります。

定例会議で「変化のない案件」を落とすのが、いちばん効きます。全案件を毎回並べると、9割が前回と同じ内容になって読まれなくなります。動いたものと止まっているものだけを書く。

1on1は特殊で、本人が決めたことだけを残します。会話の内容を詳しく書くと、次から本音が出なくなります。

保管期間を、種類で分ける

「いつまで残すか」は、会議の種類で変えるのが現実的です。全部を同じ扱いにすると、消せないものが増えます。

いちばん下が抜けやすいところです。人事や評価に関わる記録は、残し続ける理由がなくなった時点で消すのが基本の考え方になります。置き場所を分けておくと、まとめて整理しやすくなります。

法令で保存期間が定められているものについては、条文と、必要なら専門家にご確認ください。種類ごとの整理は法人の議事録は、種類ごとに義務が違うにまとめました。

録音して作る場合

会議を録音してから議事録を作る方法もあります。手順は3段です。

1. 録る
2. 文字にする
3. 要点にまとめる

3段目が本体です。文字起こしが2.5万字あっても、そこから1,000字を作る判断は残ります。機械にどこまで任せられるかは道具によって差があり、決まったことと宿題を抜き出せるかどうかが分かれ目になります（AI議事録とは何か）。

録音するときは、参加者に一言伝えてください。法律の話ではなく、あとから分かったときに壊れるのが記録ではなく関係のほうだからです。実際の手順は会議の録音に、断り方の文例は録音の告知文と同意書にまとめました。

共有と保管

書いたあとの話です。送り方で、読まれるかどうかが変わります。

決定事項と宿題は、メールの本文に直接書いてください。添付だけ、リンクだけの共有はスマートフォンで開かれにくく、開かれなければ書いていないのと同じです。全文は添付かリンクで足ります。

保管は3つを決めておきます。どこに置くか、誰が見られるか、いつまで残すか。とくに社外の方が入った会議や、人事に関わる会議は、置き場所を分けるほうが安全です。全部を同じ場所に入れると、権限をまとめて広げたときに一緒に見えてしまいます。

読まれない原因と直し方は議事録が読まれないのは、書き方ではなく届き方の問題にまとめました。内容より届け方のほうが効きます。

「議事録は要らない」と言われたら

そういう職場もあります。確かに、要らない会議はあります。

要らないのは、参加者しか関係者がいない会議です。全員がその場にいて、決まったことをその場で実行するなら、記録を作る意味は薄い。3人のチームで毎朝5分立ち話をするような場面がこれです。

一方、次のどれかに当てはまるなら、記録は要ります。1つでも当てはまれば作る、と決めておくと迷いません。

• 会議に出ていない人が、決まったことを知る必要がある
• 決まったことを実行するのが、その場にいない人
• あとから「そんな話は聞いていない」が起きうる
• 判断の理由を、数か月後に確認する可能性がある
• 法令や規程で作成が求められている

3つ目が現実的にいちばん多い理由です。社外との打ち合わせ、条件の合意、期限の約束。記憶で処理していると、必ずどこかでずれます。

「議事録が面倒だから作らない」ではなく、「この会議には要るか」を毎回判断する。要るなら5行でいいので残す。それが続く形です。

例6：報告会・共有会

決めることがなく、伝えるだけの会議もあります。この場合の議事録は、伝わった内容の確認になります。

■ 月次共有会（9月）
日時：2026年9月3日（水）17:00-17:30
参加者：営業部全員（欠席：鈴木、田中）
議題：8月実績の共有／9月の方針

【共有された内容】
・8月の受注は目標に対して未達。主因は3月納品の案件が2件ずれたこと
・9月は既存顧客の更新に注力する
・新しい提案資料を9月10日に配布予定

【質疑で出たこと】
・更新の交渉で値下げを求められた場合の判断基準
　→ 部長が来週までに基準を示す

【欠席者への共有】
・本議事録を鈴木・田中へ送付（山田）

「欠席者への共有」の欄があるのが、この型の特徴です。伝えることが目的の会議なので、伝わっていない人がいると目的を果たしていません。誰に送ったかまで書いておくと、抜けが防げます。

質疑で出たことのうち、その場で答えられなかったものだけを残します。答えたものは共有済みなので書く必要がありません。

オンライン会議の議事録で変わるところ

対面と違う点が3つあります。道具の側が助けてくれる部分と、逆に難しくなる部分があります。

助けてくれる部分。会議ツールの多くに文字起こしの機能があり、誰が話したかが最初から分かれています。参加者ごとに音声が別々に届くので、話者を推定する必要がありません（対面が難しい理由）。

難しくなる部分。画面共有の内容は音声に残りません。「この図のここです」と言われても、記録には「この図のここです」としか残らない。指示語が多くなるのがオンラインの特徴で、あとから読むと何を指していたか分からなくなります。

対策は2つです。画面共有で見せた資料は、議事録に添付する。そして決まったことを言葉で言い直す。「では、A案の方向で進めるということで」と、画面を見なくても分かる形にしてから確定します。

もう1つ、チャットに書かれた内容が議事録から漏れます。オンライン会議ではチャットで補足や質問が飛び交いますが、これは音声に入りません。会議の最後にチャットを見返して、拾うものがないか確認してください。

議事録の書き方は、組織ごとに違います

最後に、この記事の限界を書いておきます。ここに書いたのは一般的な形で、あなたの組織の正解ではありません。

様式が決まっている組織は珍しくありません。提出先が形式を指定している場合もあります。そういうときは、既存のものに合わせるのが正解です。この記事の型を持ち込む必要はありません。

見るべきは、過去の議事録です。新しい職場で頼まれたら、直近の3本を見せてもらってください。そこから分かるのは、様式だけではありません。

• どこまで詳しく書く文化か
• 発言者を実名で書くか
• 誰に送っているか
• どのくらいの速さで出ているか

この4つは、聞くより見るほうが早く分かります。そのうえで、この記事に書いた3つ——読む相手、宿題の書き方、当日中に出すこと——を足せば、既存の様式のまま質が上がります。

議事録を書くと、会議が変わります

副次的な効き方ですが、実際にはこちらのほうが大きいことがあります。議事録を書き続けると、会議そのものが変わります。

理由は単純で、書けない会議が可視化されるからです。「決まったことなし」「持ち帰り」が並ぶ議事録が3回続けば、誰かが気づきます。何のための会議か、参加者が正しいか、判断材料が足りているか。

逆の効き方もあります。議事録に残ると分かっていると、発言が変わります。曖昧な言い方が減り、「では◯◯までに私が」と引き受ける言い方が増える。記録されることで、口頭の合意が約束に近づきます。

ただし、この効果には条件があります。議事録が実際に読まれていること。書いても誰も読まない状態が続くと、記録は儀式になり、発言も元に戻ります。だから届き方が大事になります。

会議のあとで、議事録以外にやること

議事録を書いただけでは、宿題は動きません。もう1段あります。

書いた宿題を、実際にやる場所へ移すことです。タスク管理のツールを使っているならそこへ、使っていないなら自分のカレンダーへ。議事録の中に書かれた宿題は、議事録を開かないと見えません。

いちばん下が現実です。議事録に書いた時点で満足してしまい、次の会議まで誰も見ない。書いた直後の3分で移すのが、いちばん確実な方法になります。

会議で決まった宿題が抜ける仕組みそのものは会議の宿題が抜ける理由にまとめました。

よくある「書きすぎ」の型

読まれない議事録に共通する書き方を3つ挙げます。どれも、丁寧にやろうとした結果です。

1つめ、発言を時系列で全部並べる。「山田：〜と発言。佐藤：〜と回答。」が続く形です。読む側は、どこが結論か分かりません。時系列は文字起こしの仕事で、議事録は結論から書きます。

2つめ、資料の内容を書き写す。会議で配られた資料の中身を議事録に転記する必要はありません。資料そのものを添付すれば足ります。議事録に書くのは、その資料を見て何が決まったかです。

3つめ、全員の進捗を並べる。定例会議でよくある形です。変化のない案件まで毎回書くと、9割が前回と同じ内容になります。読む人は、どこが変わったか探すことになります。

3つとも、書く手間も読む手間も増やしています。減らすほうが、双方にとって良くなる珍しい種類の作業です。

まとめ——3つだけ覚えておけば足ります

長く書きましたが、実務で効くのは3つです。

1つめ、読む相手は会議に出ていない人。この一点が決まると、何を書いて何を捨てるかが自動的に決まります。

2つめ、宿題は「誰が・何を・いつまでに」。この3つがそろっていないものは、宿題として機能しません。終わったかどうかを判定できる形にしてください。

3つめ、当日中に出す。完璧な1週間後より、荒くても15分後のほうが役に立ちます。間違いは指摘してもらえばいい。

この3つを守れば、様式が多少崩れていても議事録として使えます。逆に、様式が完璧でもこの3つが抜けていると、誰も読まないし何も動きません。

この記事から分かれる話

この記事は議事録という文書そのものの説明です。法令で作成が求められる議事録の要件は、条文と、必要なら専門家にご確認ください。社内での様式は組織ごとに決まっていることがあるので、既存のものに合わせてください。

よくある質問

あわせて読む

議事録のテンプレート8種と、項目を決めるときの考え方打ち合わせ・定例・商談・1on1・ヒアリング・役員会・取材・箇条書きの8つについて、そのまま使える議事録の型を載せます。あわせて「なぜその項目なのか」と、項目を増やすほど書かれなくなる理由も。議事録が上手い人は、会議中にほとんど書いていない上手い人の特徴として「準備が徹底している」「タイピングが速い」がよく挙がります。実際に見ていると、上手い人ほど会議中の手数が少ない。何をしていて、何をしていないのかを分解しました。文字起こしとは——3つのやり方と、それぞれ何時間かかるか音声を文字にする作業のことです。人が打つ、端末の標準機能を使う、サービスに任せるの3つがあり、かかる時間と費用が桁で違います。日本語で難しくなる理由と、用途ごとに必要な精度まで整理しました。