議事録の書き方

聞きながら書けない人のための議事録

話を聞くのと書くのを同時にやるのが極端に苦手な人がいます。努力や慣れの問題として片づけられがちですが、順番を変えれば済む話です。同時進行をやめる具体的な組み立てを書きます。

Recory 編集部編集

2026.08.27 更新 2026.09.09 読了 17分

会議中にメモを取ろうとすると、書いている数秒のあいだ、話が耳に入らない。顔を上げたときには話題が2つ先に進んでいて、慌てて書き足そうとして、また聞き逃す。

これを「集中力の問題」「慣れの問題」として言われた経験がある人に向けて書きます。慣れで埋まる部分と、埋まりにくい部分があります。そして議事録に関しては、埋まりにくいほうを頑張らなくても済む組み立てがあります。

この記事と、応急処置の記事の違い

同時進行が苦手だと感じたときに、検索でたどり着く記事がもう1本あります。議事録が追いつかない、その場でできることです。

2つの記事は目的が違います。あちらは、すでに遅れてしまった会議で、その場をどう乗り切るかの記事です。時刻と記号で最小限を拾い、あとで録音から復元します。書くこと自体はやめません。

こちらは、そもそも書くこと自体をやめる記事です。苦手さの根っこが「同時に2つのことができない」ことにあるなら、その場をしのぐ工夫を重ねるより、工夫が要らない形に組み替えたほうが、結局は楽になります。

まず試すなら、こちらの記事の方法です。それでもまだ書く場面が残る、あるいは今日の会議には間に合わない、という場合に、応急処置の記事を組み合わせて使ってください。2本を両方読んでおけば、会議の性質に応じて手元の対処を切り替えられるようになります。

何が起きているのか

議事録を書く作業は、実は4つのことを同時にやっています。

1. 聞く（音声を言葉として受け取る）
2. 理解する（何の話かを掴む）
3. 要約する（残す価値があるか判断する）
4. 入力する（手を動かす）

このうち3と4は、1を止めます。要約の判断をしている数秒と、文字を打っている数秒は、耳が留守になる。

得意な人は、この切り替えが速いか、3を後回しにして4だけを機械的にやっています（速記に近い）。そこが苦手な人にとっては、4つのうち2つが常に競合している状態です。これは能力の高低ではなく、並列にできるかどうかの違いです。そして議事録に関して言えば、並列にする必要はありません。

順番に分ける

いちばん効くのは、これだけです。

会議中は聞くだけ。書くのは会議のあと。

そのために、記録は録音に任せます。文字起こしまで出る道具なら、会議が終わった時点で全文が手元にあります。会議中に手を動かすのをやめると、こう変わります。

• 話の流れが追える（1と2に全部使える）
• 表情や間が見える（対面ではここに情報があります）
• 質問ができる（聞き逃していないので、その場で聞ける）

3番目が意外と大きい。メモに追われていると、分からなかった箇所をその場で聞けません。あとで議事録を書きながら「ここ、なんの話だったんだろう」となる。会議中に聞けていれば、そもそも発生しません。

実演：同じ5分を、やり方を変えて聞く

同時進行をやめると何が変わるのか、同じ場面を2通りのやり方で比べてみます。相手は社内の企画会議、話題は来月のイベントの予算です。

やり方1：聞きながら書く（従来のやり方）

発言者が「予算は50万円で、内訳は会場費20万、印刷費15万、残りが雑費です」と話し始めます。「予算は50万円で」まで書いたところで、「内訳は会場費20万」が耳を通り過ぎていきます。慌てて「内訳」まで書き足すと、今度は「印刷費15万」を聞き逃します。発言が終わる頃には、数字の半分が抜けたメモが残ります。抜けに気づいて聞き返すと、会議の流れを止めることになります。

やり方2：聞くことに専念する（この記事のやり方）

同じ発言を、録音を回しながら聞きます。手は動かさず、数字も聞こえたまま頭に入れます。発言が終わった時点で、聞き逃しはありません。むしろ余裕があるので、「印刷費が去年より5万円高いのはなぜですか」とその場で聞き返せます。この質問は、書くことに気を取られていたら出てきません。

会議のあと、録音を聞き直すか文字起こしを読むと、「予算50万円、会場費20万・印刷費15万・雑費15万」という数字は、抜けなく手に入ります。その場で書き取る必要があった情報は、実は最初から一つもありませんでした。その場でしかできなかったのは、印刷費についての質問だけです。

「メモを取らない人」に見られないように

現実的な問題として、手が止まっていると聞いていないように見えることがあります。とくに上長や取引先が同席する会議で。冒頭に一言で解決します。

「記録は録音で取るので、いまは話に集中させてください」

これで済みます。伝えておくほうが後で揉めにくいので、どのみち言っておきたい一言でもあります（言い方の例）。そして、聞いている合図は手ではなくうなずきと相槌のほうが伝わります。メモを取っている人より、顔を上げて聞いている人のほうが、話し手には話しやすい。

伝え方は、相手との関係によって少し変えると角が立ちません。同じ一言でも、誰に向けて言うかで受け取られ方が変わります。

上司や目上の人には、理由を先に言います。 「集中して聞きたいので、記録は録音に任せます」と、目的から言うと角が立ちません。「メモを取らないので」だけを先に言うと、やる気がないように聞こえることがあります。

社外の相手には、丁寧さを一段上げます。 「正確にお伝えしたいので、録音で記録させていただいてもよろしいでしょうか」と、許可を求める形にします。断られにくい頼み方は商談で録音の許可をもらう言い方にまとめてあります。

オンライン会議では、チャットに書いても構いません。 対面より一言が言いにくい空気があるときは、開始直後にチャット欄へ「記録は録音で取ります」と書いておくだけでも伝わります。声に出す必要はありません。

記号だけで拾う方法（最低限の保険として）

聞くことに専念すると決めても、何も書かないままだと不安になる人はいます。その場合、決まったことが出た瞬間だけ、記号で拾っておくと安心材料になります。ここで使うのは文にする記法ではなく、あとで自分が思い出すための保険です。

◎は決定、？は保留、→は宿題の向き。この3つだけで足ります。多く持つほど、どれを使うか選ぶ判断が発生して、また同時進行に戻ってしまいます。3つというのは、選ぶ判断がほぼ要らない上限です。

書くのは記号と、名詞ひとつだけにしてください。「◎ 単価」のように。文を作ろうとした瞬間、また聞くほうが止まります。この一線は越えないようにします。

それでも書く手が止まると感じたら、記号すら手放して構いません。その場合、あなたが苦手なのではなく、その会議の情報密度が単純に高すぎるだけです。密度が高い会議ほど、あとで文字起こしを読むほうに全面的に頼ったほうが、結果として正確な記録になります。

何も持たずに会議に出る、という選択肢

聞くことに専念すると決めたら、そもそも紙もアプリも持たずに会議へ出る、という選択肢も検討してください。極端に聞こえるかもしれませんが、試してみると効果があります。

メモ用の道具を持たないと、書こうとする誘惑そのものが消えます。手元に紙があると、つい何か書きたくなるものです。道具ごと置いてくれば、その迷いが最初から発生しません。

録音だけはスマートフォンやICレコーダーで確保しておきます。道具は「聞くための場所」と「録るための機械」の2つだけに絞る、という考え方です。書くための道具は、会議室の外に置いてきて構いません。

もちろん、これは全員に向くやり方ではありません。手を動かしていたほうが落ち着く人もいます。その場合は、記号だけを書く紙を1枚だけ持っていく、くらいの妥協が現実的です。

録音が使えない会議では

社内の規程で録音できない、相手に断られた——その場合は書く量を減らす方向で組み立てます。文章にしないでください。時刻と単語だけにします。

14:20 価格 据え置き
14:35 納期 4月？
14:48 見積 先方

これだけです。あとで思い出す手がかりがあれば足りるので、文にする作業（＝要約の判断）を会議中から追い出せます。

書く量が減ると、耳が留守になる時間が短くなります。それでも追いつかないときは、時刻だけでも構いません。「14:20」と書いてあれば、あとで音声か記憶をそこへ戻せます。このやり方は議事録が追いつかないときの手当てにもう少し詳しく書きました。

録音が本当に使えないときの線引き

この記事の方法は、録音があることを前提にしています。ただし、録音そのものが使えない場面も現実にはあります。ここは正直に線を引いておきます。

社内規程や相手の意向で録音できない場合。 前の項目で書いたとおり、時刻と単語だけの最小メモに切り替えます。これは同時進行を完全にはなくせませんが、書く量を絞ることで負荷を下げる、という次善の策です。

録音していい相手が、その場にいない場合。 会議の主催者が別にいて、その場で許可を求められないことがあります。この場合は、会議の前にチャットやメールで一言確認しておくと、当日に慌てずに済みます。許可の取り方の例文はそのまま使えます。

同時進行がつらいのに、それでも記録係を外れられない場合。 いちばん現実的な対処は、記録係を分担することです。1回の会議を、聞く担当と書く担当の2人で分けてしまえば、どちらも同時進行をしなくて済みます。持ち回りにすれば、特定の人にだけ負荷が偏ることもありません。

会議中にやらないこと

聞くことに専念すると決めたなら、次の5つはやらないでください。どれも、無意識にやってしまいがちなことです。

頭の中で要約しない。 「あとで書きやすいように」と、聞きながら頭の中で文章を組み立てる人がいます。これも立派な同時進行で、要約している間は次の発言が耳に入りません。理解するところで止めて、要約はあとに回します。

手持ち無沙汰を埋めようとしない。 何も書いていないと落ち着かず、関係のない線や図形を紙に描いてしまうことがあります。手を動かす代わりに、うなずきや相槌に置き換えてください。そのほうが話し手にも伝わります。

聞き逃した箇所を、その場で無理に思い出そうとしない。 思い出そうとしている数秒も、次の発言を聞き逃す時間になります。分からなくなったら「？」とだけ書いて、意識を今の発言に戻します。

自分を責めない。 同時進行が苦手なことを、その場で反省しても何も変わりません。反省する余力があるなら、その分を聞くことに使ってください。

分かったふりで頷かない。 分かっていないのに頷くと、あとで文字起こしを読んだときに「結局何が言いたかったのか」が分からず、二度手間になります。分からなければ、分からない顔のままで構いません。

5つとも共通しているのは、「その場で完結させようとしない」ことです。要約も、記録も、理解の確認も、全部あとに回せます。会議中にしかできないのは、聞くことと、聞けなかった箇所に気づくことだけです。

あとから書くときの順番

会議後に書く工程も、同時進行を作らないほうが楽です。

1. 全文をざっと見て、決まったことだけ拾う（判断しない、拾うだけ）
2. 拾ったものを並べる（並べるだけ、文にしない）
3. 文にする

1と3を同時にやろうとすると、また4つの同時進行が戻ってきます。1周ごとに1つのことだけやると、それぞれは単純な作業になります。削り方の実例は要約の手順に、なぜ聞き直すより読むほうが速いのかは議事録が苦手なのは、聞きながら書こうとしているからに書いてあります。

あとで書くときの型を、先に決めておく

拾う→並べる→文にするの3工程は、実際に使う型を用意しておくと迷いません。

■ 拾う（判断しない。目についた順でよい）
- 
- 
- 

■ 並べる（決定・宿題・保留に仕分けるだけ）
決定：
宿題：
保留：

■ 文にする

「拾う」の欄には、良し悪しを考えずに書き写してください。文字起こしや録音を頭から順に見て、決まったことや宿題らしき箇所が出てきたら、そのままの言葉でこの欄に置きます。要約しようとすると、また判断が発生して手が止まります。

「並べる」の欄に移すときも、まだ文章にはしません。決定・宿題・保留の3つに仕分けるだけです。この時点で初めて、何が重要かの判断が入ります。判断は1種類だけに絞ってあるので、拾いながら判断するより速く終わります。

最後の「文にする」で、初めて日本語の文章にします。ここまで来ると、書く内容はすでに決まっているので、文章を作る作業だけに専念できます。3つの工程を1つの表にまとめると、それぞれの負荷がはっきり分かれて、結果的に全体が速く終わります。

よくある詰まりどころと直し方

いちばん多い相談は、上から2つ目です。「メモを取っていないと評価が下がるのではないか」という不安は、たいてい杞憂です。手が止まっていても、うなずきながら発言者を見ている人のほうが、話し手には「聞いてもらえている」という印象を残します。

会議の種類ごとの、分業のやり方

同時進行をやめるといっても、会議の形によってやりやすさが変わります。

表で共通しているのは、人数が増えるほど、事前の一言が重くなるということです。1対1なら思いついたその場で言えますが、大人数の会議で急に「メモを取らずに聞きます」と言うと、浮いた発言に聞こえることがあります。人数が多い会議ほど、事前に主催者へ一言伝えておくと、当日は何も言わずに済みます。逆に言えば、少人数の会議から練習を始めると、この組み立てそのものに慣れやすくなります。

録音でも拾えないものだけ、直後に書き足す

聞くことに専念する方法にも、ひとつだけ弱点があります。録音は発言を全部残しますが、その場の空気までは残しません。決まった瞬間の場の空気、発言の言い方に滲む渋り、そして黙っていた人の存在。この3つは議事録が追いつかない、その場でできることに詳しく書いたとおり、録音でも復元できません。

だからといって、会議中に書き取る必要はありません。会議が終わった直後、単語ひとつでいいので書き留めておけば十分です。「決裁者、最後まで無言」のように、数語で構いません。それ以外の発言の中身は、全部あとから文字起こしで拾えます。聞くことに専念する方法を崩さずに、この3つだけを例外扱いにする、という考え方です。

この方法が向かない場面

聞くことに専念する組み立ては、たいていの会議で使えます。ただし、向かない場面もいくつかあります。

その場で図やホワイトボードを書きながら進む会議。 アイデア出しやブレインストーミングでは、書くこと自体が思考の一部になっています。この場合、書く作業は記録ではなく参加そのものなので、この記事の対象外です。

一言一句が問題になりうる会議。 契約条件の交渉やクレーム対応では、発言をそのまま残す必要が出てきます。要約ではなく逐語の記録が要る場面では、録音を基本にしつつ、重要な発言だけはその場でも書き留めたほうが安全です。

自分がその場で決定権を持つ会議。 進行しながら判断も下す立場では、そもそも「聞くだけ」に徹することができません。この場合は進行役を兼ねる会議の対処のほうが近い状況です。

向かない場面を先に知っておくと、「この方法は自分に合わない」と早合点せずに済みます。多くの会議には合い、一部の会議には合わない。それだけのことです。会議の性質を見極めて使い分ける、というのがいちばん現実的な運用です。

向き不向きの話として

最後に、これは能力の評価ではないという話をもう一度書いておきます。同時進行が苦手な人は珍しくありません。そして議事録は、たまたま同時進行を要求する形で慣習化しているだけの作業です。要求されているのは「会議の記録を残すこと」であって、「聞きながら書くこと」ではありません。

道具で外せる部分は外して、人にしかできない部分——何が重要かを判断する、分からないことをその場で聞く——に時間を使うほうが、結果として良い議事録になります。Recoryを使う場合、録音を止めた時点で決定・宿題まで分かれた形で出るので、上の工程1と2が済んだ状態から始められます。ただし何を捨てるかの判断は残ります。そこは人の仕事です。

同時進行が得意な人を見て、自分もそうならなければと焦る必要はありません。得意な人は、要約と入力を無意識に高速でこなしているだけで、やっていること自体はこの記事と変わりません。向いていないやり方を無理に続けるより、向いている組み立てに変えるほうが、同じ労力で良い結果が出ます。会議の記録という仕事の目的は、上手に書くことではなく、あとで誰かの役に立つ記録を残すことです。そこさえ満たせれば、途中の工程がどんな順番であっても構いません。

職場に伝えておくと、あとが楽になる一言

同時進行が苦手だと自分では分かっていても、周囲は知りません。一度だけ、言葉にして伝えておくと、毎回説明し直さずに済みます。

「会議中はメモを取らず、聞くことに集中しています。記録は録音と文字起こしで残しているので、あとで議事録として共有します。」

上司やチームに一度これを伝えておけば、以降は何も言わずに会議へ入れます。特性を細かく説明する必要はありません。やり方と、記録がちゃんと残ることの2点だけ伝われば十分です。

そもそも誰が書くべきかという問題は議事録は誰が書くべきかに、上手い人が会議中に何をしているかはこちらにまとめました。

書く手を止めるには、まず録っておく必要があります。端末に最初から入っている録音機能から始めるのがいちばん手軽です。

会議に入る前の30秒チェック

会議室に入る前に、次の4つを確認してください。どれも数十秒で終わります。

• 録音アプリ（またはRecoryの赤いボタン）を開いてあるか
• 「メモは取らず、録音で記録します」と伝える相手がいるか、伝えたか
• 何かを書きたくなったときのために、記号を3つだけ決めてあるか（◎・？・→）
• 決まった瞬間・渋られたか・誰が黙っていたかの3つだけは、直後に単語で書き足す準備があるか
• 今日の会議が、この方法に向かない性質（逐語記録・ブレインストーミングなど）でないか

このチェックが終われば、あとは聞くことに集中するだけです。書く量を減らすほど、このチェックそのものもすぐ終わるようになります。最初は意識しないと抜けますが、数回繰り返せば習慣になります。

同時進行が原因である理由はこちら、会議中の手当てはこちらにまとめました。

よくある質問

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