議事録の書き方

議事録は誰が書くべきか——当番制をやめる前に決めること

若手が書く、主催者が書く、持ち回り。どれも一長一短で、社外の会議では話が変わります。誰が書くかを決める基準と、自動化したときに「書く人」の代わりに要る役割をまとめました。

Recory 編集部編集

2026.08.31 更新 2026.09.13 読了 17分 価格・仕様の確認 2026.08.31

「議事録は誰が書くか」に決まりはありません。ただし、選び方によって記録の質が変わります。

慣習として多いのは3つで、それぞれ違う問題を抱えています。

1. 若手・新人が書く

いちばんよく見る形です。研修としての意味はありますが、記録としては不利です。その場でいちばん内容を理解していない人が書くことになるからです。前提を知らないと、どの発言が重要かの判断ができません。結果として、雑談が長く残り、重要な決定が一行になります。

さらに、書きながら聞くと聞くほうが落ちるので、本人の学習効率も下がります（理由）。「議事録を書けば会議が分かるようになる」は、実際には逆に働きます。研修としてやるなら、書いたものを内容の分かる人が必ず確認することがセットです。

2. 主催者が書く

内容は分かっているので、記録の質は上がります。問題は進行と記録を同時に持つことです。議論を回しながら書けないので、たいてい後から思い出して書くことになります。思い出して書いた議事録は、印象に残ったことだけが残ります。主催者が書くなら、記録は録音に任せて、主催者は進行に専念するほうが結果が良くなります。

3. 持ち回り

公平に見えますが、当番の週だけ会議に参加できない人が出ます。しかも書式や粒度が人によって変わるので、あとから読み返すときに揃いません。積み上げが効かない形なので、定例会議には向きません。

4. 発言の少ない人が書く

当番を「若手」や「順番」で決めるのではなく、その会議でいちばん発言していない人に回すというやり方もあります。進行役でも、若手でもありません。実際にその場で聞くことに専念できている人、というだけの基準です。

この方法のいいところは、固定の負担にならないことです。持ち回りだと当番の週は必ず書くことになりますが、この方式では会議の性質によって毎回変わります。議論が白熱してほとんど発言しなかった人が自然と記録係になり、逆に自分の専門領域の会議では発言に回るので記録は他の人に譲れます。

欠点もあります。誰が「発言が少ない人」かは会議が終わってみないと分からず、事前には決められません。開始前に「今日は誰が書きますか」を毎回相談する手間が発生します。加えて、発言が少ない理由が単に理解できていないからだと、新人が書く場合と同じ弱点を引き継ぎます。黙って聞いているベテランと、ついていけずに黙っている新人は、外から見分けが付きません。

向いているのは、参加者の力量が比較的揃っている会議です。全員が内容を理解したうえで、たまたまその日は発言が少なかった人に回すなら、記録の質は落ちません。逆に経験差が大きいメンバー構成では、素直に持ち回りか主催者確認のほうが安全です。

実際には、進行役が会議の冒頭で指名する運用がいちばん現実的です。「今日は◯◯さんが聞き役に回りそうなので、記録をお願いします」と、始まる前に一言添えるだけで、当日中に揉めることはほとんどありません。指名された側も、聞くことに集中する言い訳ができるので、かえって気が楽になります。

5. 誰も書かない

最後の選択肢は、誰も書かないことです。奇妙に聞こえるかもしれませんが、実務では十分に成立します。参加者が少なく、決定事項が1つか2つしかない打ち合わせに、当番を割り当てて議事録の様式を埋めさせるのは、コストが見合いません。

この場合の代替は「議事録を作らないこと」であって「記録を残さないこと」ではありません。会議の最後に決まったことを声に出して確認し、その場でチャットに3行流す。これだけで、あとから見返す用途には十分なことがほとんどです。文書として整形する手間だけを省いています。実際に流すとしたら、こういう3行で足ります。

【9/8 定例】決定：来週の展示会ブースはB案で確定。次回：9/15 14時〜、議題は当日の運営分担。

日時・決まったこと・次回、この3つが入っていれば読み返す用途には十分です。様式も承認も要らないので、書く人を決める議論そのものが発生しません。議事録として何を書けば十分かは議事録とはにまとめました。

誰も書かないと決めるときは、条件を先に決めておくと迷いません。参加者が3人以下、決定事項が2つ以下、社外が関わらない——このあたりを目安にする組織が多いようです。逆に、決定が3つを超える、社外が関わる、あとで引用される可能性がある、のいずれかに当てはまったら、簡単でもいいので記録に戻してください。

この判断を毎回その場でするのではなく、会議の種類ごとに先に決めておくのがコツです。「この定例は書かない」「この委員会は書く」と会議体に紐づけておけば、開始のたびに悩まずに済みます。

社外の会議は、話が別

ここは実務として押さえておく価値があります。社外の会議は、自社が書いて送るほうが有利です。理由は3つ。

• 決定の解釈を、こちらの言葉で先に文字にできる。あとで食い違ったとき、話の出発点になる
• 抜けに気づける。書くために読み返すので、曖昧なまま終わった論点が見つかる
• 相手より早く出せる。当日中に送れば、そのまま共有の記録として使われることが多い

「主催者が書くのが筋」は、社外では通りません。顧客が主催した会議で「議事録はそちらで」と言われて、納得がいかない人は多いと思います。ただ実務では、主催者かどうかではなく説明責任がある側が書くことのほうが多い。障害の報告、納期の変更、仕様の確認——説明する側が書いて、相手の合意を取ります。言った言わないになったとき、自分で書いた記録があるかどうかで立場が変わる。相手に書かせると、こちらの説明が相手の解釈で残ることになります。

複数の会社が同席する会議では、自社に関わる部分は自社で書きます。全体の議事録を主催者が出すとしても、自社の説明・約束・宿題だけは自社の言葉で残して、主催者の議事録と突き合わせる。全体を1社に任せて、あとから「自社の分が抜けていた」となるのが、いちばん多い失敗です。

逆に、相手先が議事録を出す運用になっている場合は、受け取ったら必ず読んで、違うところをその場で指摘する。「あとで言う」は通りません（言った言わないを防ぐ）。

自動化すると、役割が入れ替わる

録音から自動で議事録ができるようにすると、「書く人」は要らなくなります。ここまでは分かりやすい。見落とされるのは、代わりに「確認する人」が要ることです。書く人を機械に置き換えられるかどうかの比較は議事録アプリの比較にあります。

出てきた下書きは体裁が整っているので、目を通さずに配ってしまいがちです。金額の桁が違っていても、担当が逆になっていても、誰も気づきません。あとで「議事録にそう書いてあった」が根拠として使われると、修正の手間は元の10倍になります。確認する人は、その会議の内容を分かっている人であるべきです。つまり、若手ではなく主催者か、決定に責任を持つ人。

決め方

「誰が書くか」より「誰が責任を持つか」を決めるほうが、実務では効きます。書く作業は機械に寄せられますが、責任は寄せられません（責任の置き方）。

役割ごとの向き不向き

誰が書くべきかは、役割で見るともう少しはっきりします。それぞれの立場が、何を得意にして何を犠牲にしているかを並べました。

表にすると分かるとおり、完璧な役割はありません。どの立場で書いても、書く以外の何かを犠牲にしています。若手なら理解の深さを、主催者なら進行への集中を、外部の書記なら文脈の正確さを、それぞれ手放しています。だから「誰が書くか」を決めるときは、何を犠牲にしても構わないかを先に決めることになります。社外の商談で優先すべきは正確さなので、外部委託や新人には向きません。社内の定例で優先すべきは速さと軽さなので、主催者が進行に専念して記録は自動化に任せる形が合います。

決める順番——4つの問いに答えるだけ

ここまでに書いた基準を、実際に決めるときの手順に直します。会議のたびに一から考えるのではなく、次の4つの問いに順番に答えれば、担当はほぼ自動的に決まります。

問い1：社外が関わるか。 関わるなら、自社の担当者が書きます。理由は前に書いたとおり、決定の解釈を自分の言葉で先に文字にできることと、相手より早く出せることです。関わらないなら、次の問いに進みます。

問い2：記録は積み上がるか。 定例・プロジェクトの進捗・委員会のように、次回も同じ形式で参照する必要があるなら、次の問いへ進みます。単発の打ち合わせで、参照される見込みが薄いなら、誰も書かない選択を検討してください。

問い3：進行と記録を同時に持てる人がいるか。 主催者が進行に集中したいなら、記録は自動化するか、発言の少ない人・持ち回りに回します。参加者が少なく議題が単純な会議なら、主催者が書いても負担になりません。

問い4：研修の意味を持たせたいか。 新人の育成を兼ねたいなら、新人が書いて内容の分かる人が確認する形にします。育成の意図が無いなら、いちばん負担の軽い形——持ち回りか発言の少ない人——を選んでください。

4つの問いを一度に決めておけば、会議のたびに「今日は誰が書きますか」を相談する時間そのものが要らなくなります。決めた結果は、次に書くとおり招集メールやテンプレートに1行残しておいてください。

会社の規模で、正解は変わる

同じ質問でも、組織の大きさで答えが違います。2人の会社と50人の会社では、当てはまる選択肢そのものが変わります。

2〜5人の場合。 持ち回りも当番も、正直そこまで要りません。全員が全員の会議の内容をだいたい把握しているので、誰が書いても大差が付きません。書く人を固定するより、いちばん手が空いている人が書くくらいの緩さで十分です。

10〜30人の場合。 ここから「誰が書くか」が問題になり始めます。部署をまたぐ会議が増え、書く人によって内容の解像度が変わることが、実害として見えてきます。この記事で書いた基準——社外は担当者、社内定例は主催者確認、研修は新人プラス確認者——がいちばん効くのはこの規模です。

50人以上の場合。 個人の裁量に任せると、部署ごとにばらばらの書き方になります。ここまで来ると、会議の種類ごとに書式と担当ルールを定めた社内規程が要ります。1人ずつ決め方を相談する規模ではなくなっているので、議事録のテンプレートのような型を先に配ってしまうほうが早いです。

規模が変わったら、決め方も見直してください。2人のときに決めたルールを50人になっても使い続けると、書く人によって質がばらつく問題がそのまま残ります。前に書いた半年に1回の見直しのタイミングで、組織の人数も一緒に確認しておくと、変化に気づきやすくなります。

当番表を作る前に

持ち回りにするなら当番表が要りますが、その前に確かめてほしいことがあります。その会議に議事録は要りますか。

参加者が2人で、決まったことが1つしかない会議に、当番表と議事録の様式を用意するのは重い。チャットに3行流せば足ります。

当番表が要るのは、記録が積み上がる会議——定例、プロジェクトの進捗、委員会——だけです。そこ以外は、当番を決めるより「議事録を作らない」と決めるほうが早い。

決め方を記録に残す

誰が書くかを決めても、その決定自体をどこにも書いていない組織は多いです。結果、担当者が異動したり退職したりすると、ルールごと消えます。次の担当者は、また一から「誰が書くんでしたっけ」を確認することになります。

残し方は凝る必要がありません。会議の招集メールやアジェンダのテンプレートに、担当のルールを1行入れておくだけで足ります。「議事録は主催者が確認し、下書きは自動生成」のように、会議体ごとに固定の1文があれば十分です。定例のたびに議論し直さずに済みます。

ルールを書いた場所は、議事録そのものと同じ場所に置くのが実務的です。別のマニュアルや規程集に書くと、誰も見に行きません。テンプレートの冒頭か、会議のカレンダー招待の説明欄——実際に会議のたびに目にする場所に置いてください。

見直しの頻度も決めておくと、ルールが形骸化しません。半年に1回、会議の性質が変わっていないか（社内向けだったのが社外にも共有されるようになった、など）を確認するだけで十分です。頻繁に変えすぎると、今度は「今月は誰の当番か」が分からなくなります。

誰が読むかも決める

書く人と同じくらい抜けやすいのが、読む人です。「関係者全員に共有」は、誰も自分ごとにしません。名指しで「この決定は◯◯さんに関係します」と書いてあるかどうかで、読まれる率が変わります（届き方）。

読む人を決めるコツは、書く人を決めるときと同じです。「誰が読むべきか」を会議の前に決めておくと、配る段になって迷いません。参加者のリストをそのまま宛先にするのではなく、その決定で仕事が発生する人を先頭に置いてください。決定に関与しなかった人は、あとで必要になったときに探して見つけられれば十分です。

確認は5分で終わる

負担が心配なら、順番を決めておいてください。決定事項 → アクションアイテムの担当 → 金額・日付 → 固有名詞。本文は最後で、上4つが合っていればだいたい合っています。1時間の会議でも5分かかりません。当番制で1時間かけて書いていたのと比べれば、負担は10分の1以下になります。

確認して間違いを見つけたときは、直す人と、直したことを伝える相手も決めておいてください。書いた本人が直すのが基本ですが、本人が不在なら確認した人がその場で直して構いません。大事なのは、黙って直さないことです。共有した後に中身が変わったと誰も知らないままだと、古い方をまだ見ている人が残ります。

新人に書かせるときの手当て

新人に議事録を書かせること自体は、悪い判断ではありません。問題は、何のフォローもなく「見て覚えて」と丸投げすることです。手当てを先に用意しておけば、研修としての効果を保ったまま、記録の質の低下を抑えられます。

事前に渡すもの。 過去の議事録を2〜3本と、その会議で頻出する用語や固有名詞のリストです。初めて聞く社名や商品名は、文脈が無いと正しく書き取れません。事前に一覧を渡しておくだけで、聞き取りの精度が変わります。

会議中に減らすもの。 書く量を最初から絞ってください。決まったこと・宿題と担当・次回の日程、この3つ以外は書かなくていいと最初に伝えます。全部を書き取ろうとして、結局どれも中途半端になるのがいちばんよくある失敗です（理由）。

会議後に必ず入れるもの。 内容が分かる人による確認です。主催者か、決定に責任を持つ人が、金額・期日・担当者・決定事項の4か所だけでいいので目を通してから配ります。新人の議事録をノーチェックで流すのは、経験者の議事録をノーチェックで流すよりリスクが高いという前提に立ってください。

そして、これは地味に見落とされますが、書く時間そのものを業務として扱うことです。「勉強になるから」という理由で、議事録の作成時間を残業代の対象外にしたり、他の業務と兼務させたりすると、負担が可視化されません。1時間の会議に対して、新人の議事録作成には30分から1時間かかることを前提に、スケジュールを組んでください。

フィードバックの頻度も決めておいてください。毎回細かく直されると、新人は萎縮して質問しなくなります。逆に、まったく指摘が無いと、間違った書き方が固定化します。会議のたびに全部を直すのではなく、週に1回まとめて振り返る、のように頻度を決めておくと、指摘が負担にならずに続きます。

書く人が誰もいないときの代替

当番を割り振ろうにも、そもそも書ける人がその日いない。忙しい時期や、少人数のチームでは普通に起こります。ここでの代替は「誰かに無理をさせる」ではなく、「書く作業を別の形に変える」ことです。

録音だけ残す。 文章にする作業を後回しにして、音声だけを確保しておきます。実際に議事録が必要になったとき——揉めたとき、参照が要ったとき——にだけ起こせばよく、平常時の負担がゼロになります。ほとんどの会議は、あとから参照されないまま終わります。あとで起こすときの道具選びは文字起こしアプリの比較にまとめました。

声に出して確認するだけにする。 会議の最後の3分で、決まったことを読み合わせます。文書にする代わりに、その場にいる全員の記憶を揃えることで代用します。翌週も同じメンバーが集まる定例なら、これで十分なことが多いです。

自動化に完全に任せる。 録音から議事録までを機械が作る場合、書く人という役割そのものが要らなくなります。要るのは確認する人だけです。この場合、確認の担当だけを持ち回りにすれば、書く・書かないの当番を悩む必要がなくなります。

どれを選ぶにしても、「今日は書く人がいないので記録なし」を、なし崩しにしないことが大事です。書かないなら書かないと決めて、代わりに何をするかを上の3つから選んでおく。行き当たりばったりで毎回変わると、大事な決定のときに限って記録が無い、という事故につながります。

3つは組み合わせても構いません。ふだんは自動化に任せて確認だけ持ち回りにしつつ、確認できる人が誰もつかまらない週だけ「声に出して確認するだけ」に切り替える、という運用でも十分に機能します。大事なのは道具ではなく、「その週はどれで行くか」を毎回誰かが決めていることです。誰も決めていない状態がいちばん危なく、記録が無いこと自体には誰も気づけません。

担当を決めたら、次は型を決める番です。毎回の判断を減らす形は議事録の書き方とテンプレートにあります。

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よくある質問

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