場面別の記録術

安全衛生委員会・衛生委員会の議事録——保管期間3年と、周知のしかた

衛生委員会・安全衛生委員会の議事録は、保管期間3年。毎月1回以上の開催と、議事の概要を労働者へ周知することが決まっています。条文で決まっている項目と、意外にも「全文を残せ」とは書かれていないことを、e-Govの原文から整理しました。

Recory 編集部編集

2026.09.01 更新 2026.09.21 読了 18分 価格・仕様の確認 2026.09.01

安全衛生委員会の議事録は、普通の会議の議事録とは別物です。開催の頻度も、保存の年数も、労働者への周知も、条文で決まっています。

e-Gov法令検索の原文から整理しました。この記事は条文の所在を示すもので、法的助言ではありません。個別の判断は労働基準監督署か社会保険労務士へ。

条文で決まっていること

「規則」は労働安全衛生規則です。

保存が求められているのは「全文」ではない

ここは知っておく価値があります。条文は「議事録」ではなく「記録」と書いています。

事業者は、委員会の開催の都度、次に掲げる事項を記録し、これを三年間保存しなければならない。 一 委員会の意見及び当該意見を踏まえて講じた措置の内容 二 前号に掲げるもののほか、委員会における議事で重要なもの （労働安全衛生規則23条4項）

保存すべきものが2つに絞られています。

1. 委員会の意見と、それを踏まえて講じた措置
2. そのほか、重要な議事

つまり、逐語の記録を残す義務はありません。むしろ大事なのは、意見に対して会社が何をしたかが書いてあることです。「意見が出た」で終わっている記録は、条文が求めている形になっていません。「講じた措置」を書く欄が無い様式を使っている場合は、そこを足してください。ここが監督署の調査で見られる部分です。

衛生委員会の議事録の周知——ほかの会議には無い義務

もう1つ特徴的なのが周知です。議事の概要を、開催の都度、労働者に知らせなければなりません。方法は3つ挙げられています。

• 常時各作業場の見やすい場所に掲示、または備え付ける
• 書面を労働者に交付する
• 事業者の電子計算機のファイル等に記録し、各作業場に労働者が常時確認できる機器を設置する

3つめが現代的な選択肢です。ただし「各作業場に常時確認できる機器を設置」という条件が付いているので、社内ポータルに置くだけで足りるかは、現場に端末があるかどうかで変わります。なお周知するのは概要であって全文ではありません。逆に言えば、全文をそのまま貼るのは周知として過剰になることがあります。個人の健康に関わる発言が混ざる委員会なので、そこは意識して切り分けてください。

3つの周知方法、どう使い分けるか

3つの方法は、優劣ではなく向き不向きです。事業場の形に合わせて選ぶことになります。

掲示・備え付けは、いちばん手間がかかりません。すでにある掲示板に紙を足すだけで足ります。ただし、その場所を通らない人には届きません。複数のフロアや複数の事業場に分かれている場合、掲示板の数だけ同じ紙を用意することになります。

書面の交付は、確実に本人の手元へ届きます。在宅勤務や外回りが多く、社内の掲示板をそもそも見ない働き方の人がいる事業場では、これがいちばん取りこぼしが少ない方法です。ただし人数分を印刷して配る手間が、毎月発生します。

電磁的記録は、社内ポータルやグループウェアに載せる方法で、印刷の手間がありません。ただし前に書いたとおり、「各作業場に労働者が常時確認できる機器を設置する」という条件が付いています。全員が自席にパソコンを持つ事業場なら満たしやすい一方、工場や現場作業が中心で、パソコンに日常的に触れない従業員が多い事業場では、この条件を満たしているといえるかどうかを先に確認する必要があります。

どれか1つに決めなければならないわけではありません。掲示を基本にしつつ、在宅勤務者には書面かメールを併用するというように、組み合わせる事業場もあります。運営の細目は委員会が定める事項なので（規則23条2項）、自分たちの働き方に合わせて決めてください。

そもそも設置が要るか

「令」は労働安全衛生法施行令です。業種によって基準が違うので、自社の業種がどの区分かは条文で確認してください。委員の構成も条文で決まっています。衛生委員会には産業医が委員として入る（法18条2項3号）ほか、議長以外の委員の半数は、労働組合または労働者の過半数代表者の推薦に基づいて指名する必要があります（法17条4項）。

うちに設置義務があるかを確かめる順番

前の表だけでは、自社がどちらに当たるかを一度で判断しにくいと思います。手順として並べ直します。

1. 業種を確認する。 林業・鉱業・建設業ほか一部の業種か、それ以外かで、安全委員会の基準人数が変わります（令8条）。

2. 常時使用する労働者数を数える。 パート・アルバイトを含めた、常時使用する人数で数えます。安全委員会は業種によって50人以上または100人以上、衛生委員会は業種を問わず50人以上が基準になります（令8条・令9条）。

3. 両方の設置義務があるかを確認する。 業種によっては、安全委員会と衛生委員会の両方の設置義務が同時に発生します。この場合、安全衛生委員会として1つにまとめることができます（法19条）。

4. まとめるかどうかを決める。 まとめずに安全委員会・衛生委員会を別々に運営することも制度上は可能です。まとめると会議体が1つで済み、まとめないと2つの会議体を別々に運営することになります。どちらを選ぶかは、委員の負担や議題の重なり方を見て判断してください。

自社の業種がどの区分に当たるかを迷った場合は、条文の文言だけで判断せず、労働基準監督署に確認するのが確実です。業種の分類そのものが、実務ではいちばん間違えやすいところです。複数の事業場を持つ会社では、事業場ごとに労働者数を数える必要がある点にも注意してください。本社だけを見て「50人未満だから不要」と判断すると、人数の多い工場や支店で設置義務が生じていることに気づかないままになります。

記録に残す項目

条文の要件を満たす形にすると、こうなります。

開催日時・場所
出席者（役職と、労働者側の委員が分かる形で）
議題

調査審議した事項
　議題ごとに、何を審議したか

委員会の意見
　委員会として出た意見。個人名ではなく委員会の意見として

意見を踏まえて講じた措置
　いつまでに何をするか。すでに実施したものは実施日
　まだ決まっていないものは「検討中・次回報告」と明示

そのほか重要な議事
　産業医からの報告、労働災害の報告など

次回の開催予定

「委員会の意見」と「講じた措置」が対になっていることが要点です。ここが繋がっていないと、記録として弱くなります。

よく配られている様式には「審議事項・報告事項」「議長のコメント」「産業医からのアドバイス」という欄が並んでいます。条文の言葉とは違いますが、対応は付けられます。「審議事項・報告事項」は調査審議した事項、「議長のコメント」はたいてい委員会の意見のまとめ、「産業医からのアドバイス」はそのほか重要な議事に当たります。どの様式を使っても、委員会の意見と、それを踏まえて講じた措置が読み取れるかだけは確かめてください。欄の名前が違っていても、条文が求めているのはそこです。

「調査審議した事項」と「委員会の意見」を混ぜない

様式には「調査審議した事項」と「委員会の意見」という、似ているようで役割が違う欄が並びます。混同して書かれている議事録をよく見かけるので、切り分け方を書いておきます。

「調査審議した事項」は、その委員会で何を取り上げて話し合ったかという、議題ごとの経過です。誰が何を報告し、どんなデータや事実が示されたかを書きます。まだ結論ではありません。

「委員会の意見」は、その調査審議を踏まえて委員会が出した結論や提案です。規則23条4項が保存を求めているのは、まさにこの意見と、それに対する措置です。経過だけを厚く書いて、意見の欄が「特になし」で終わっている議事録は、条文が求めている記録としては弱くなります。

見分け方は簡単です。「〜について報告があった」「〜を確認した」で終わる文は経過、「〜すべきという意見が出た」「〜を検討することとした」で終わる文は意見です。書きながらこの語尾を意識するだけで、欄の使い分けが揃います。

録音から下書きを作る場合も、この区別は崩れやすいところです。文字起こしをそのまま並べると、発言の順番どおりに経過と意見が入り混じります。下書きを見て、まず経過を上に、意見を下にまとめ直す作業を1回挟むと、様式の欄に沿った形になります。この並べ替えは人の判断が要る部分で、機械的に語尾だけで振り分けると、経過の中に混ざった意見を拾い損ねることがあります。

記入例：様式を埋めるとこうなる

様式の欄だけを見ても、実際にどう埋まるかは伝わりません。架空の事業場を想定して、1回分を埋めた例を出します。

【安全衛生委員会 議事録（第◯回）】

開催日時：2026年9月8日（火）15:00〜16:00
開催場所：本社3階 会議室A

出席者：
　議長　総務部長　黒田
　委員（会社側）　総務課長　早川、製造部係長　三浦
　委員（労働者側）　労働組合代表　西田、製造現場代表　橋本
　産業医　佐伯 医師
　欠席：なし

議題：
　1. 前回の議事録の周知状況について
　2. 熱中症対策の実施状況について
　3. 長時間労働者の面接指導について
　4. その他

■ 調査審議した事項

【議題1】前回議事録の周知状況
　前回分は9月1日に各作業場の掲示板へ掲示し、9月3日に社内ポータルへ掲載済み。

【議題2】熱中症対策の実施状況
　製造現場における7月・8月のWBGT測定記録を確認。基準値超過が3日あり、いずれも休憩時間を延長して対応した記録あり。

【議題3】長時間労働者の面接指導
　産業医より、対象者2名について面接指導を実施済みとの報告。就業上の措置は「特になし」1名、「時間外労働の制限」1名。

■ 委員会の意見
　・熱中症対策について、休憩時間の延長だけでなく、休憩場所の温度そのものを下げる対策（スポットクーラーの増設）を検討すべきとの意見が労働者側委員から出された。
　・長時間労働者への面接指導は、対象者の申し出を待つのではなく、一定時間を超えた時点で会社側から案内する運用に改めるべきとの意見があった。

■ 意見を踏まえて講じた措置
　・スポットクーラーの増設：製造部にて見積もりを取得中。次回委員会で結果を報告予定
　・面接指導の案内方法：人事部にて運用の見直しを検討中。10月の委員会で方針を報告予定

■ そのほか重要な議事
　・産業医より、来月の定期健康診断の実施スケジュールについて説明あり

■ 次回の開催予定
　2026年10月6日（火）15:00〜　本社3階 会議室A

記録作成：総務課 早川　　周知：2026年9月10日、掲示および社内ポータルへ掲載

いくつか、書き方の工夫が入っています。「委員会の意見」と「意見を踏まえて講じた措置」が、同じ話題ごとに対応していることに注目してください。スポットクーラーの意見には、スポットクーラーの検討状況が対で書かれています。面接指導の運用見直しの意見にも、同じ形で対応が書かれています。この対応関係が崩れると、条文が求めている記録の形から外れます。

もう1つ、末尾に「周知：2026年9月10日、掲示および社内ポータルへ掲載」という一行を入れています。これは条文が明示的に求めている記載事項ではありませんが、いつ・どの方法で周知したかを議事録自体に残しておくと、あとから「周知したかどうか」を議事録だけで確認できます。次に書く「周知した記録が残っていない」という抜けを防ぐ、簡単な工夫です。

個人の健康情報を、共有用の記録から切り離す

安全衛生委員会では、長時間労働者への面接指導や、休職者の状況など、個人が特定される可能性のある話題が出ます。この情報を、周知用の議事録にそのまま書いてしまうと、意図せず特定の個人の健康状態が社内に広まることになります。

実務的な対処は、記録を2階層に分けることです。委員会として共有・周知する議事録には、個人が特定できない形——「対象者2名」「時間外労働の制限1名」のように人数と措置の種類だけ——で書きます。個人が特定される詳細（誰が対象か、どんな健康状態か）は、産業医や人事の限られた担当者だけが見られる別の記録として管理します。

上の記入例でも、面接指導の対象者を「対象者2名」とだけ書き、個人名を出していません。委員会の記録として保存が求められているのは「委員会の意見」と「講じた措置」であって、個人の健康情報そのものではないので、この切り分けをしても条文が求める記録は成立します。

周知の方法を選ぶときも、この切り分けが効いてきます。前に書いたとおり、電磁的記録や書面での交付は、掲示より広い範囲に届きます。届く範囲が広いほど、個人の健康情報が混ざっていたときの影響も大きくなるので、周知する前に一度、個人が特定できる記述が残っていないかを確認する工程を入れておくと安全です。

委員会に出す前と、周知に出す前は別のチェック

議事録の確認は、1回で済むと思われがちですが、実際には2段階に分けたほうが事故が減ります。委員会としての確認と、周知に出す前の確認です。

委員会としての確認は、内容が正しいかどうかを見ます。調査審議した事項に事実誤認が無いか、委員会の意見が実際に出た意見と一致しているか、講じた措置の期限や担当が合っているか。ここは議長や事務局が、次回の委員会までに確認しておく作業です。

周知に出す前の確認は、これとは別の観点です。個人が特定できる情報が残っていないか、社外に見られて困る内容が混ざっていないか。委員会としての確認を通っていても、周知用に整えるとなると、この2つ目の確認を飛ばしているケースが少なくありません。委員会の承認が取れたことと、周知していい状態になったことは別の話だと考えておくと、混同が防げます。

2段階に分けると聞くと手間が増えるように感じますが、実際には確認する観点が違うだけで、同じ人が続けて行っても構いません。大事なのは、何を見ているかを意識して切り替えることです。チェックの観点を様式のチェックリストとして1行ずつ並べておけば、担当者が変わっても同じ基準で確認できます。

開催のたびに残すもの

安全衛生委員会は、開催すること自体がゴールではありません。毎回の開催について、条文が求めている作業が3つ動きます。順番に並べると、こうなります。

このうち2番目が抜けやすいところです。理由は単純で、記録は「作ればそこにある」状態になりますが、周知は「誰かが能動的に配る・貼る」行動を必要とするからです。

3つとも、次の委員会が始まる前に終わらせておくのが実務的な目安です。毎月1回以上の開催が求められているので（規則23条1項）、前回分の周知が済まないまま次の会議を迎えると、遅れが積み重なっていきます。「前回の議事録の周知状況」を、次回の議題の最初に置いておくと、遅れに気づきやすくなります。上の記入例で議題1を「前回の議事録の周知状況について」にしているのは、この理由からです。

毎月やる会議だから、負担が効く

安全衛生委員会は毎月1回以上です。年12回。しかも産業医が入るため、日程調整も簡単ではありません。議事録の作成が担当者1人に乗ると、負担が積み上がります。ここは録音から下書きを作る使い方が効く場面ですが、注意が2つあります。

1つめ。委員会では個人の健康に関わる話が出ることがあります。長時間労働者の面接指導、休職者の状況。録音していいか、どこまで記録に残すかは、委員会として先に決めておいてください（録音の線引き）。

2つめ。AIが作れるのは「議事の経過」までです。「講じた措置」は会社が決めることなので、AIには書けません。ここを空欄のまま配ると、条文の要件を満たさない記録ができあがります。

宿題を抜けなくする考え方は別記事にまとめました。委員会の意見を「措置」に繋げる部分は、まさにここです。

保管期間は3年——誰が・どこに・いつまで

先に1つ。署名や押印については、条文に定めがありません。規則23条4項が求めているのは記録して3年間保存することで、誰が押すかは書かれていない。押印の欄がある様式を使っている会社は多いと思いますが、それは社内の決まりです。付けるなら、誰が押すか、押す前に誰が確認するかまで決めておくと、押す人が異動したときに止まりません。

安全衛生委員会の議事録の保管期間として、条文がはっきり答えているのは「いつまで」だけです。3年間という数字は規則23条4項に明記されていますが、誰が保管するか、どこに置くかは書かれていません。運営の細目は委員会が定める事項なので（規則23条2項）、ここは事業場ごとに決めることになります。決め方の目安を書きます。

誰が持つか。 委員会の事務局を務めている人が、持ち回りではなく固定で持つのが、実務では安定します。持ち回りにすると、担当が変わるたびに「前任者の分はどこにあるか」を探す作業が発生します。

どこに置くか。 紙で保管するなら、少なくとも3年分が同じ場所にまとまっていることが大事です。年度替わりごとに保管場所を変えると、古い分だけ迷子になります。電子で保管する場合も同じで、フォルダの構成を先に決めておかないと、探すたびに前年度のファイルがどこにあるか分からなくなります。

いつまでか。 3年の起算点は開催日です。「委員会の意見」と「講じた措置」は、措置が完了した日ではなく、その意見が出た委員会の開催日から数えます。措置の実施に時間がかかっている案件でも、起算点がずれるわけではありません。

引き継ぎのタイミングも決めておいてください。産業医の交代や、担当者の異動は、記録の所在が分からなくなる典型的なきっかけです。異動の引き継ぎ資料に「保管場所」の1行を入れておくだけで、この事故はかなり防げます。

バックアップも決めておく価値があります。紙のみで保管していると、火災や水濡れで一度に失われるリスクがあります。電子化してクラウドに置く、あるいは紙とスキャンデータの両方を残す、といった二重化は、3年間という保存期間を考えると保険として合理的です。

よくある抜け

実際に条文と照らし合わせると、抜けやすい箇所はだいたい決まっています。ここまでに書いた内容を、チェックリストの形にまとめます。

いちばん多いのは、最初の2つだと思います。議事録を作ること自体は定着していても、「講じた措置」を書く欄が様式に無かったり、周知した証跡を残す発想が無かったりするケースです。どちらも、様式を1回直すだけで再発しなくなります。

表の残り5つも、起きる理由は共通しています。様式にその欄が無いか、欄はあっても書く習慣が無いかのどちらかです。「検討中」のまま繰り越される項目は、委員会が悪いのではなく、様式に「次にいつ判断するか」を書く欄が無いことが原因であるケースがほとんどです。欄を1つ足すだけで、同じ議題が理由もなく3か月も4か月も残り続ける状態を防げます。

保管場所が担当者の頭の中にしかない状態も、事務局が1人しかいない事業場では起こりやすい構造的な問題です。事務局の負担を減らそうとして属人化させた結果、その人がいなくなったときにいちばん困るという、よくある逆転が起きます。異動や退職の予定が立った時点ではなく、委員会が発足した最初の回から保管場所を明文化しておくのが、いちばん確実な予防です。

新しく委員会を作ったら、最初の3か月にやること

ここまでは、すでに運営している委員会を前提に書いてきました。これから設置する場合は、最初の数回で土台を作っておくと、あとがずっと楽になります。

1回目。 委員を確定し、様式を決めます。委員の半数が労働者側の推薦に基づいているか（法17条4項）、産業医が委員に入っているか（法18条2項3号）を、この回で確認しておきます。様式は、この記事に挙げた「委員会の意見」と「講じた措置」が対になる形にしておくと、あとで直さずに済みます。

2回目。 周知の方法を決めます。掲示・書面・電磁的記録のどれを使うか、複数を組み合わせるかを、委員会として決定します。この記事に書いたとおり、事業場の働き方（出社中心か、在宅や外回りが多いか）で選び方が変わります。

3回目以降。 保管の担当者と保管場所を明文化し、運用に乗せます。ここまでを最初の3回で済ませておくと、4回目以降は「調査審議した事項を話し合い、意見をまとめ、措置を決める」という本来の議事だけに集中できます。

逆によくあるのが、様式や周知の方法を決めないまま走り出し、数か月してから保存の形が条文の求める形になっていなかったと気づくパターンです。最初の3回に土台作りの時間を取っておくほうが、結果的に早く回るようになります。すでに何年も運営している委員会でも、この3ステップを一度棚卸しとしてやり直してみると、様式が古いまま更新されていなかった、周知の方法が担当者の交代で自己流に変わっていた、といった食い違いに気づくことがあります。

様式が決まっている会議でも、埋める中身の作り方は共通です（議事録の書き方とテンプレート）。

条文は2026年9月1日時点でe-Gov法令検索から取得した現行版によります。法人の種類ごとの議事録の義務は別記事に整理しました。個別の判断は労働基準監督署、または社会保険労務士へご相談ください。

よくある質問

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