場面別の記録術

会議を録音するときの告知文と同意書、そのまま使える3種

口頭で伝える一言、事前のメールに入れる一文、書面で残す同意書。場面ごとにコピーして使える文面を置きます。証拠能力の話には立ち入りません。

Recory 編集部編集

2026.08.26 読了 4分

商談で「録音していいですか」と口で言うだけなら、前に書いた一言で足ります。ただ、それでは足りない場面がときどきあります。相手が書面を求めてきたとき。人事の面談を記録するとき。オンラインの打ち合わせで、当日いきなり言い出すと止まってしまいそうなとき。そういうときのために、3種類だけ置いておきます。コピーして使ってください。

1. 口頭で伝える（対面の商談・打ち合わせ）

席についてすぐ、名刺交換のあとが自然です。本題に入ってからだと、話を止めることになります。

本日の内容を正確に残したいので、録音させていただいてもよろしいでしょうか。 社内の共有と議事録の作成にのみ使用します。

これで十分です。長い説明はかえって警戒されます。目的と使い道を一言ずつ、それだけです。断られたときの引き方も含めて、こちらに詳しく書きました。

録ったあとの商談を何に残すかは、この記事の範囲の外です。商談記録の書き方に、次回の自分が必要とする5項目をまとめました。

2. 事前のメールに入れる一文（オンラインの打ち合わせ）

オンラインは、当日その場で言うと画面共有の準備などと重なって慌ただしくなります。招待メールの末尾に1行入れておくと当日が楽です。相手も先に知っているので、開始の空気が変わりません。

なお、議事録作成のため当日の打ち合わせを録音させていただく予定です。 録音データは社内の議事録作成にのみ使用し、外部への提供は行いません。 ご都合が悪い場合は、当日その旨お知らせください。

最後の一行が効きます。「断ってもいい」と書いてあると、かえって断られません。断る手間のほうが大きいからです。これを入れておくと、当日は「メールでお伝えしたとおり録音させていただきます」で始められます。

3. 書面で残す（人事の面談・条件交渉）

内容があとで争いになりうる場面では、書面にしておくほうが双方のためです。空欄を埋めて印刷すれば使える形にしてあります。

録音に関する確認書

日時：      年   月   日   時   分〜
場所：
出席者：

上記の面談について、以下の条件で録音することを確認しました。

1. 録音の目的
   面談内容の記録および議事録の作成

2. 録音データの取り扱い
   ・保管期間：作成した記録の確定後、        で削除します
   ・共有範囲：                    に限ります
   ・上記以外の目的には使用しません

3. 記録の確認
   作成した議事録は、確定前にご確認いただきます

                     年   月   日

   説明した者　所属：            氏名：

   確認した方　所属：            氏名：

空欄は必ず埋めてください。「適切に管理します」のような書き方だと、あとで何も約束していないのと同じになります。保管期間と共有範囲を数字と名前で書くから意味があります。「3. 記録の確認」を入れているのは、相手にとっての利点をひとつ置いておくためです。録音される側から見ると、確認の機会があるかどうかは大きい。議事録という言葉がどの範囲を指すかは議事録とはに整理してあります。

断られたときのこと

3つとも、断られる可能性があります。そのときは素直に引いてください。「その方の発言だけ消します」という運用は、実際には回りません。誰の発言かを分ける作業が発生しますし、あとで漏れが見つかったときに信用を失います。断られたらメモに切り替える、と最初から決めておくほうが揉めません。一人でも断ったら録らない。これで運用してきて、困ったことはありません。

書いた約束は、守れる形にしておく

同意書に「保管期間」と書いた以上、そのとおりに消せる必要があります。ここは意外と抜けます。消す前に、残っている場所を3つ確かめてください。

• 録音データが端末とサービスの両方に残っていないか
• 消したつもりのものが、バックアップに残っていないか
• 共有した先（チャットに貼った、メールに添付した）はどうなっているか

言ったことと実際の扱いがずれていると、いずれ説明できなくなります。Recoryの場合、音声は既定で14日後に自動削除されます（設定で7日に縮めるか、プランの上限まで伸ばせます）。文字起こしと議事録は音声が消えたあとも残るので、「議事録は保管、音声は短期で削除」という約束の仕方ができます。送信先はプライバシーポリシーに全部書いてあるので、相手に聞かれたらそのまま示せます。

告知したうえで実際に録る手順は録音の仕方にまとめてあります。専用の録音機まで含めた選び方はボイスレコーダーはどれを買うかに並べました。

訴訟や労務トラブルで録音を証拠として使うことを考えている場合は、この記事の範囲を超えます。弁護士にご相談ください。ここに置いたのは、通常の商談と面談の作法です。

よくある質問

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