議事録の書き方

打合せ記録簿の書き方——議事録とは別物として、様式と記入例

打合せ記録簿は議事録とは求められるものが違います。建設や製造の現場でそのまま通る様式と、社内・社外の記入例つきで書き方をまとめました。何を残せば通るのか、そのまま使える様式と一緒にまとめました。

Recory 編集部編集

2026.08.26 更新 2026.09.13 読了 18分

「議事録の書き方」で検索して出てくる記事が、どうも自分の仕事と噛み合わない——そう感じたことがあるなら、たぶん探している言葉が違います。

打合せ記録簿は、議事録とは別物として扱ったほうがいいです。

何が違うのか

「打合せ記録簿」は「打ち合わせ記録簿」とも書きます。この記事では様式に多い「打合せ」で通しますが、指しているものは同じです。

議事録は、その場にいなかった人に何が決まったかを伝える文書です。読みやすさが要ります。議事録そのものの目的と書き方は議事録とはに整理しました。

打合せ記録簿は、あとからいつ誰が何を言ったかを辿るための記録です。工事や製造では、これが証跡として効いてくる場面があります。だから重視されるものが変わります。

いちばん違うのは最後の行です。打合せ記録簿はその場で相手に見せて確認をもらう運用が多い。だから、きれいな文章より、その場で書き終えられることのほうが大事になります。

迷ったときは、「配る前提かどうか」で判断してください。その場にいなかった人に読んでもらう必要があるなら議事録、当事者同士の記録として残しておきたいだけなら打合せ記録簿です。ひとつの打合せから両方を作る必要が出ることもあります。社内向けには要点をまとめた議事録を、現場の記録としては打合せ記録簿を、という使い分けです。

打合せ記録簿と、作業日報・業務日報との違い

「打合せ記録簿」を探していて、「作業日報」「業務日報」も気になっている方がいるかもしれません。似ているようで、記録する対象が違います。

打合せ記録簿は、打合せという1つの出来事の記録です。誰と会って、何を確認し、何が決まったか。1回の打合せにつき1枚が基本です。

作業日報は、1日という時間の記録です。その日にどの作業を、何時間かけて行ったかを積み上げます。打合せがあった日は、日報の中に「打合せ実施」と1行だけ書かれることもありますが、詳細は打合せ記録簿の側に書きます。

両方を1つの文書にまとめようとすると、たいてい読みにくくなります。1日の作業の流れと、特定の打合せで交わされた指示は、時間の粒度が違うからです。日報は日単位、打合せ記録簿は打合せ単位で分けておくほうが、あとで探すときも迷いません。日報のフォーマットに「打合せNo.」を書く欄だけ作っておくと、両方の記録を後から突き合わせやすくなります。

様式

現場ごとに決まった書式があるならそれに従ってください。無い場合の最小構成を置きます。

打合せ記録

工事名／案件名：
日時：      年   月   日（  ）    :    〜    :
場所：
出席者：
  当社                        （所属・氏名）
  相手先                      （所属・氏名）

────────────────────────────
No.  区分   内容                        担当   期限
────────────────────────────
1    決定
2    指示
3    確認
4    保留
────────────────────────────

次回打合せ：      年   月   日（  ）    :    〜
場所：

記録者：              確認：

「区分」の列がこの様式の要点です。決定なのか、指示なのか、確認しただけなのか、保留なのか。これを分けておくと、あとで見返したときに「これは決まったことなのか、話に出ただけなのか」で迷いません。議事録だと文章の流れで分かりますが、記録簿は箇条書きなので、区分がないと全部同じ重みに見えてしまいます。

文体は、体言止めでよい

打合せ記録簿の本文は、議事録のように整った文章にする必要はありません。体言止めで、事実だけを短く書くほうが、あとで読み返しやすくなります。

たとえば「価格については先方が持ち帰って検討することになった」と書くより、「価格：先方持ち帰り」のほうが、一覧性が高くなります。打合せ記録簿は箇条書きで並べて見返す文書なので、主語と述語をきちんと整えた文よりも、単語の並びのほうが速く読めます。

指示の主体だけは省略しないでください。「全交換」とだけ書くと、誰の指示か分からなくなります。「全交換（高橋様指示）」のように、誰が言ったかを必ず添えます。ここを省略すると、あとになって指示の出どころをめぐって揉める原因になります。

数字と固有名詞は、略さず書いてください。「来週まで」ではなく「9/12まで」、「先方」ではなく「◯◯建設」のように書きます。体言止めで簡潔にする分、曖昧にしていい部分とそうでない部分の線引きは、はっきりさせておく必要があります。

記入例1：社内の打合せ

型だけ見ても手は動かないと思うので、実際に埋めた例を2つ置きます。まずは社内の設備点検です。会社名と人名は架空のものです。

打合せ記録

工事名／案件名：第2工場 ラインB 設備点検
日時：2026年 9月 8日（火） 10:00 〜 10:30
場所：第2工場 事務所
出席者：
  当社   生産管理課 佐藤／設備保全課 鈴木
  相手先 －（社内のため該当なし）

────────────────────────────
No.  区分   内容                        担当   期限
────────────────────────────
1    確認   ラインBの異音、9/5より発生と現場から報告
2    指示   鈴木より、9/9午前に分解点検を実施するよう指示
3    決定   点検中はラインB停止。代替はラインAで対応
4    保留   部品交換が必要な場合の発注先は、点検結果を見て決定
────────────────────────────

次回打合せ：2026年 9月 9日（水） 14:00 〜
場所：第2工場 事務所

記録者：佐藤              確認：鈴木

相手先の欄は、空欄ではなく「－（社内のため該当なし）」にしています。空欄をそのまま残すと、あとで見た人が書き忘れと区別できません。社内の打合せで相手先が存在しない場合も、欄そのものは残して、埋まらない理由を書いておくのが安全です。

区分の使い分けにも注目してください。「異音が出ている」という事実は確認、「点検を実施せよ」は指示、「ラインを止める」は決定、「発注先」は保留です。ひとつの打合せの中でも、区分が違えば、あとから辿るときの重みが変わります。全部を確認として書いてしまうと、指示だったのか決定だったのかが、あとで読んでも分からなくなります。

記入例2：社外の打合せ（現場）

続いて、社外の相手が入る現場の打合せです。取引先の呼び方や敬称は、実際の様式に合わせて調整してください。

打合せ記録

工事名／案件名：◯◯ビル 空調設備改修工事
日時：2026年 9月 8日（火） 13:00 〜 13:40
場所：◯◯ビル 3階 会議室
出席者：
  当社   工事課 田中／現場代理人 山本
  相手先 ◯◯建設 現場監督 高橋様

────────────────────────────
No.  区分   内容                        担当   期限
────────────────────────────
1    確認   既存配管の劣化を現地で確認。写真No.3〜5参照
2    指示   高橋様より、劣化箇所は当初仕様どおり全交換の指示
3    決定   追加費用は別途見積を提出し、高橋様が社内決裁を取る
4    保留   工期への影響は、見積提出後に再協議
────────────────────────────

次回打合せ：2026年 9月12日（土） 10:00 〜
場所：◯◯ビル 現場事務所

記録者：田中              確認：高橋

社外の現場打合せでは、指示の出どころを明確にすることがいちばん重要です。「劣化箇所は全交換」という指示は、相手先の高橋様から出たものだと本文に明記しています。もし当社側の判断だったなら、区分は指示ではなく決定に近くなります。誰の指示かを書き分けておかないと、あとで追加費用の負担をめぐって、言った言わないになりかねません。金額が絡む現場ほど、この一行を惜しまないようにしてください。

写真を撮った場合は、本文に「写真No.3〜5参照」のように番号で紐づけます。写真を別のフォルダで管理すると、あとでどの打合せの写真か分からなくなるので、記録簿の側に番号を残しておくのが安全です。

確認欄の名前は、この例では記録者側で書いていますが、実際の運用ではその場で相手に確認印をもらうか、目を通してもらってから記載するのが望ましい形です。

記入例3：指定された様式に書く場合

先ほどの様式一覧を、実際に埋めるとどうなるかも見ておきます。取引先からExcelやWordのひな形を渡された場合を想定し、記入例2と同じ現場打合せの内容を流し込みます。

件名・案件名：◯◯ビル 空調設備改修工事 第3回打合せ
日時・場所：2026年9月8日（火）13:00〜13:40／◯◯ビル 3階会議室
出席者：（当社）工事課 田中、現場代理人 山本／（◯◯建設）現場監督 高橋様
議題：既存配管の劣化状況の確認

記録：
決まったこと
・劣化箇所は当初仕様どおり全交換とする（高橋様指示）
・追加費用は当社より別途見積を提出

宿題
・当社：追加費用の見積作成（〜9/11）
・◯◯建設：見積を受けての社内決裁（〜9/12次回打合せまで）

持ち帰り
・工期への影響は、見積提出後に再協議

次回予定：2026年9月12日（土）10:00〜／◯◯ビル現場事務所

中身は記入例2とほぼ同じですが、並べ方が変わっています。「決定・指示・確認・保留」で区分していた情報を、「決まったこと・宿題・持ち帰り」の3つに組み替えています。様式が変わっても、中身として残すべき情報——誰が何を決めたか、誰の宿題か——は変わりません。様式に合わせて箱を替えるだけで、書く内容そのものは同じです。どちらの様式で書くにせよ、最初に現場で拾うべき事実は共通しているということです。

「打合せ記録簿」と呼ばれるとき、たいてい様式が決まっています

この呼び名で探している方は、自由に書ける状況ではないことが多いはずです。取引先から様式を指定された、社内の書式が決まっている、提出先がExcelのひな形を配っている。

その場合、この記事の型を持ち込む必要はありません。決まった欄を埋めるのが正解です。工夫できるのは中身の書き方だけになります。

指定された様式でよく見る欄と、埋めるときの勘所を並べます。欄そのものは変えられなくても、埋め方で読みやすさが変わります。

「未定」を空欄にしないでください。空欄は「書き忘れ」と区別が付きません。決まっていないことが決まっていない、と分かる形で残します。

提出先が決まっている記録簿では、あとから読む人が自分ではないのが普通です。省略した言葉や社内の略称は、その人には通じません。

自社で様式を新しく作る場合

指定された様式がなく、自分たちで一から決める場合は、さきほどの最小構成を土台にしつつ、次の3点を先に決めておくと運用が安定します。この記事の型をそのまま使っても構いませんが、現場によって微調整が要ることもあります。

No.を打合せごとにリセットするか、案件を通して連番にするか。案件が長期にわたるなら通し番号のほうが「前回の12番」のように会話がしやすくなります。単発の打合せが多いなら、毎回1番から始めても困りません。

区分の言葉を、現場の人がすぐ理解できるものにしてください。「決定・指示・確認・保留」がこの記事の言葉ですが、現場で「指示」より「指摘」のほうが通じるなら、そちらに変えて構いません。大事なのは、重みの違う4種類を区別できることであって、言葉そのものではありません。言葉を変えたら、様式の余白にでも凡例を残しておくと、あとから見る人が迷いません。

様式を決めたら、最初の数回は運用しながら直してください。欄が足りない、逆に埋まらない欄がある、といったことは使ってみないと分かりません。最初から完璧な様式を作ろうとせず、3回目くらいで見直す前提にしておくと、現実に合った形に落ち着きます。

様式ファイルは、誰が最新版を持っているかを決めておく

チームで同じ様式を使っていると、いつの間にか微妙に違う様式が複数出回っていることがあります。最初は同じファイルから始まっていても、現場ごとに少しずつ手を加えられていくためです。

様式ファイルの管理者を1人決めてください。変更が必要になったときは、その人を通してから配り直します。誰でも自由に直せる状態だと、気づかないうちに項目がずれていきます。

配布するときは、ファイル名にバージョンの通し番号を入れておくと親切です。「打合せ記録簿_v2.xlsx」のように番号を振っておけば、手元にあるものが最新かどうかを名前だけで判断できます。共有フォルダに置く場合は、常に1つのファイルだけを正として、過去のバージョンは別のフォルダに退避させておくと迷いません。メールに添付して配ったきりのファイルは、更新が届かないまま古い様式が使われ続ける原因になります。

提出前に見る3つ

様式が決まっているぶん、確認する項目も決まります。提出前の30秒で足ります。

1つめ、出席者の所属が正しいか。先方の部署名や役職は、名刺やメールの署名で確認してください。間違えたまま提出すると、記録そのものの信頼が落ちます。

2つめ、日付の書き方が様式に合っているか。和暦と西暦が混ざる書式があります。既存の記録簿を1本見れば分かります。

3つめ、決まっていないことを決まったように書いていないか。「〜で進める」と書けるのは、その場で合意した場合だけです。持ち帰りになったものは、そう書きます。

書くときに効くこと

No.を振る。 次回の打合せで「前回の3番ですが」と言えるようになります。これだけで会議の進みが変わります。番号は打合せをまたいで通しにするか、回ごとにリセットするか、現場で決めておいてください。

「保留」を必ず立てる。 決まらなかったものが書かれていない記録簿を、たまに見ます。次回の冒頭でいちばん必要になるのはここなので、宙に浮いたまま残してください。なぜ保留なのかも一行あると、次回が早い。

指示は出どころを書く。 「◯◯とすること」だけだと、誰の指示か分からなくなります。相手先の担当者からの指示なのか、こちらの提案なのかで、後の扱いが変わります。

写真を貼るなら、記録簿の側に。 現場写真を別ファイルで管理すると、あとで対応が取れなくなります。記録簿にNo.と紐づけて置いておくほうが確実です。

確認印を、押印以外の方法で済ませる

現場でその場に印鑑を持っている人ばかりではありません。押印にこだわりすぎると、記録簿を書く手間よりも確認をもらう手間のほうが大きくなることがあります。

サインでも構わない現場は多いです。印鑑登録された実印である必要はなく、その場で名前を書いてもらうだけで、確認した事実は十分に残ります。押印を求める慣習が強い現場では、認印を1つ現場に常備しておく方法もあります。

その場で確認できない場合は、あとから電子的に代えられます。記録簿を写真に撮ってチャットで送り、「確認しました」の一言を返信としてもらう。この一往復も、確認をもらったという記録になります。返信の日時が残るので、押印より記録としては明確な場合もあります。相手が忙しく返信が遅れる場合は、期限を添えて送っておくと催促の手間が減ります。

大事なのは、確認したという事実がどこかに残ることです。印鑑そのものが目的ではありません。現場の慣習と、記録として必要な確実さのバランスで、その場に合った方法を選んでください。取引先ごとに求められる形式が違う場合は、最初の打合せで確認方法をすり合わせておくと、あとで迷わずに済みます。

その場で書き終えるために

確認をもらう運用だと、打合せが終わってから清書していては間に合いません。その場で埋まる分量にしておくことが、様式を決めるときのいちばんの制約になります。

項目が多い様式は、たいてい埋まりません。上の様式が最小構成なのはそのためです。

とはいえ、打合せ中に書き取りきれないこともあります。そういうときは追いかけるのをやめて、時刻と単語だけ残してください。あとで戻れます。この手当ては別の記事に書きました。

議事録も打合せ記録簿も、両方求められたとき

現場によっては、打合せ記録簿と議事録の両方を作るよう求められることがあります。上長への報告用に議事録、取引先や現場用に打合せ記録簿、という使い分けです。

先に詳しい打合せ記録簿を書き、そこから議事録を要約する順番が効率的です。打合せ記録簿には日時・出席者・区分ごとの内容がすべて入っているので、材料としては過不足がありません。そこから「決まったこと」と「宿題」だけを抜き出せば、議事録の骨格ができます。抜き出す作業自体は数分で終わるので、二度手間という感覚にはなりにくいはずです。

詳しいほうを先に、簡単なほうをあとに作ってください。逆に、議事録を先に書いてから打合せ記録簿を作ろうとすると、要約された文章から区分や出どころを復元する作業が発生し、かえって手間が増えます。この順番だけ覚えておけば迷いません。

録音を足す場合

現場の打合せを録音しておくと、記録簿の精度は上がります。ただし現場によっては、録音そのものが規程で止められていることがあります。先に確認してください。スマートフォン以外に、専用の録音機を現場に持ち込む選択肢もあります。ICレコーダー・AIレコーダー・スマートフォンの3系統はボイスレコーダーはどれを買うかに並べました。

問題ない場合、Recoryのようなアプリで録っておくと、文字起こしから記録簿に転記できます。ただ正直に書くと、打合せ記録簿の様式には最適化していません。出てくるのは議事録の形なので、そこから区分と番号を振り直す手作業は残ります。

「文字起こしまでを任せて、記録簿は自分で埋める」という分担が現実的だと思います。それでも、聞き返す時間はかなり減ります。同じように録音から議事録まで作る製品を並べた比較は議事録アプリの比較にあります。

現場での録音は、屋内の会議より雑音が多くなりがちです。工具の音や換気扇、複数人が同時に話す場面では、聞き取りにくい箇所がどうしても残ります。重要な指示が出る場面だけは、話す人にスマートフォンを近づけるくらいの一手間をかけると、あとで文字起こしを読み返すときに助かります。長時間の現場立ち会いを録音する場合は、使っているアプリの1回あたりの録音上限も事前に確認しておいてください。

保管と共有の決め方

打合せ記録簿は、書いて終わりではありません。あとから見返す前提で、保管の仕方を先に決めておく必要があります。

紙の原本は、案件ごとに1冊にまとめてください。打合せのたびに別々の紙で保管すると、あとから探すときに何回目の打合せか分からなくなります。工事名や案件名でファイルを分け、打合せの回数順に綴じるのが基本です。案件が終わったら、いつまで手元に置くかも決めておくと、書類が際限なく増えていくのを防げます。

データ化するなら、スキャンしてPDFで残します。手書きの原本をスキャンして、ファイル名に日付と案件名を入れておけば、あとで検索できます。ファイル名に使えない文字や長さの上限は議事録のテンプレート8種にまとめてあるので、そちらの決め方がそのまま当てはまります。スキャンした後の原本を捨てるかどうかも、あわせて決めておいてください。

共有する範囲は、当事者に限定するのが基本です。打合せ記録簿には、まだ確定していない金額や、社内の判断の経緯が書かれることがあります。議事録のように関係者へ広く配る文書ではなく、まずは当事者間で完結させ、必要になった時点で上長や関係部署へ個別に共有する運用が現実的です。誰にでも見える共有フォルダに置きっぱなしにするより、必要な人だけがアクセスできる場所に置くほうが、あとで扱いに困りません。

保管期間は、案件の性質で変わります。工事に関する記録は、契約や保証の期間に合わせて保管しておくと、あとでトラブルが起きたときに参照できます。業界や取引の内容によって求められる期間は異なるため、この記事では一律の年数は示しません。自社の文書管理規程や、取引先との契約条件を確認してください。判断に迷う場合は、社内の総務や法務の担当部署に相談するのが確実です。

手書きの記録を、あとでどう活かすか

現場では手書きが早くても、書いたまま引き出しにしまって終わり、というのはもったいない使い方です。

その日のうちに、スマートフォンで写真を撮っておいてください。紛失や汚損に備えるだけでなく、あとで検索するときの手がかりにもなります。写真のファイル名に日付と案件名を入れておけば、あとから探せます。

週に1回など、まとめて清書する時間を決めておくと続きます。毎回すぐに清書しようとすると、現場の忙しさに負けて後回しになります。曜日を決めて、たまった記録簿をまとめて整理する運用のほうが、結果的に長続きします。

清書の際は、内容を書き換えないでください。誤字を直す程度にとどめ、区分や内容そのものは原本のとおりに残します。あとで見返す記録である以上、清書する人の解釈が混ざると、証跡としての価値が下がります。書き換えたい箇所があれば、原本は残したまま、清書したものを別の行として追記するくらいの慎重さでちょうどよいです。

よくある詰まりどころと直し方

確認印がもらえないケースは、現場でよく相談されます。その場でもらうのが原則ですが、難しい場合は、記録簿を送ってから一定時間内に訂正がなければ確認済みとする、という運用をあらかじめ決めておくと揉めにくくなります。

打合せ前の30秒チェック

打合せに入る前に、次の4つを確認してください。

• 様式は指定されたものか、自社の最小構成を使うか決まっているか
• 出席者の所属と氏名を、その場で正しく書ける準備があるか
• 区分（決定・指示・確認・保留）をその場で振り分けられるか
• 確認をどう取るか（押印・サイン・あとで電子的に）決まっているか

この4つが決まっていれば、打合せが終わった時点で記録もほぼ完成しています。あとは清書と共有だけです。毎回同じ4つを確認する習慣がつけば、様式そのものを覚えていなくても迷わず書けるようになります。

議事録の一般的な型のほうを探している場合は、議事録のテンプレート8種にまとめてあります。社外の商談なら商談の議事録のほうが近いです。

よくある質問

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議事録のテンプレート8種と、項目を決めるときの考え方打ち合わせ・定例・商談・1on1・ヒアリング・役員会・取材・箇条書きの8つについて、そのまま使える議事録の型を載せます。あわせて「なぜその項目なのか」と、項目を増やすほど書かれなくなる理由も。商談の議事録に何を残すと、次の商談が楽になるか商談記録は社内共有のためだけの書類になりがちです。次回の自分が使える記録にするために残すべき5項目と、担当者が逆になる事故を防ぐ書き方をまとめます。議事録のメモが追いつかないとき、その場でできること会議中にメモが追いつかず手が止まったときの応急処置と、次回から追いつかなくなる前に決めておくこと。あとで直せる部分と、その場でしか拾えない部分を分けます。