議事録の書き方

会議についていけない——その場で全部わからなくてよくする

話が速い、専門用語が分からない、複数人が同時に話す。理解が追いつかない原因は3つに分かれます。記録が残っていると「その場で全部わかる」必要がなくなる、という解き方を書きました。

Recory 編集部編集

2026.08.31 更新 2026.09.21 読了 4分 価格・仕様の確認 2026.08.31

会議が終わったあと、何が決まったのか自分だけ分かっていない。この状態は、思っているより多くの人が経験しています。

原因を3つに分けると、対処が変わります。

1. 前提知識が足りない

いちばん多い理由です。その場にいる人たちが共有している背景を知らないと、言葉は聞こえていても意味が繋がりません。「例の件、あれで進めます」——「例の件」が何か分かっている人にしか通じない発言が、会議には大量に出てきます。

これは理解力の問題ではありません。追いつくための材料が足りていないだけです。中途入社の人や、異動した直後の人が最初に当たる壁もここです。

2. 用語が分からない

社内の略語、業界の用語、製品のコードネーム。1つ分からない語が出ると、そこから数十秒は意味が取れません。

その数十秒のあいだに、話は次へ進みます。追いつけないまま次の話題に入り、また分からない語が出る。この繰り返しで置いていかれます。

3. 話が速い・同時に話している

複数人が重なって話す場面では、内容以前に音として聞き取れていないことがあります。これは能力の問題ではなく、物理的な話です。録音して聞き直しても、重なった部分は取れません。

記録があると、何が変わるか

その場で全部わかる必要がなくなります。これが本質的な解決です。

分からない語が出ても、「あとで調べればいい」と思えれば、そこで止まらずに聞き続けられます。止まらなければ、置いていかれません。具体的にできるようになるのは、次の3つです。

分からなかった箇所に戻れる。文字起こしがあれば、用語が出た時刻に飛べます。全文を読み直す必要はありません。

決定事項だけ先に読める。会議の要点は、たいてい全体の1割です。まずそこだけ読んで、必要なところだけ深く見る。あとから質問できる。「あの件の前提って何だったか」を記録に対して聞ければ、人に聞く前に自分で解決できます（記録に質問する）。

記録は理解の代わりにはならない

正直に書いておきます。録音しても、会議中に発言できるようにはなりません。

その場で意見を言う、質問する、議論に加わる。これは記録では埋まらない部分です。ここを期待すると裏切られます。記録が効くのは「聞き逃したら終わり」という圧力を外すことで、そのぶん聞くほうに集中できるようになる、という間接的な効き方です。

今日からできる順番

1. 会議中はメモを取らない。書きながら聞くと、聞くほうが確実に落ちます（理由）
2. 分からない語だけ、単語で書き留める。意味は後で調べる。会議中は語の記録だけ
3. 終わったら、決定事項と自分に関係するアクションだけ読む。全文は読まない
4. 書き留めた語を調べる。次の会議までにやっておけば、同じ語で止まらなくなる
5. 3回目までに、前提が繋がってくる。同じ人・同じ案件の会議を3本読むと、「例の件」が何かは分かります

新入社員・異動直後なら、時間がかかって当たり前

新入社員、中途入社、異動、担当の引き継ぎ。会議の内容を覚えていないのではなく、そもそも記憶に残る形で入っていない状態です。背景を知らない状態でいきなり議論には入れません。このとき効くのは、過去の会議の記録です。前任者がどういう経緯でその判断をしたのか、相手先と何を約束したのか。記録が残っていれば、聞いて回らずに自分で追えます。渡す側の準備は引き継ぎ資料に足りないのは経緯にまとめました。

逆に、記録が無い組織では、知っている人に聞くしかない。これが「新しい人が立ち上がるのに時間がかかる」の正体です。

その場で全部を理解しようとするより、あとで読み返せる形にしておくほうが早いです。型は議事録の書き方とテンプレートに、記録の作り方は録音の仕方にあります。

議事録という文書そのものの説明は議事録とはにあります。要点だけ読める形になっていれば、会議に出られなくても追えます。

聞きながら書けない問題は別記事に、議事録そのものが苦手な場合はこちらにまとめました。体調や特性が関わっている可能性を感じる場合は、この記事の範囲を超えるので専門の窓口へご相談ください。

よくある質問

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聞きながら書けない人のための議事録話を聞くのと書くのを同時にやるのが極端に苦手な人がいます。努力や慣れの問題として片づけられがちですが、順番を変えれば済む話です。同時進行をやめる具体的な組み立てを書きます。議事録が苦手なのは、聞きながら書こうとしているからです会議中に聞いて理解して要約して入力する。これは4つの作業の同時進行で、慣れの問題ではありません。書く量そのものを減らす手順と、それでも残る「人がやるべき部分」を分けて書きます。会議の記録にAIで質問する——出典が出ないなら使わないほうがいい「あの件、なんて言ってた？」に答えてくれる機能は便利ですが、根拠の提示がないと確かめられません。出典つきで答えさせる設計と、会議で発言するだけでAIを乗っ取れてしまう問題を、作り手の側から書きます。