議事録の書き方

AIに議事録を書かせるプロンプト——会議の種類ごとに

そのままコピーして使えるプロンプトを、会議の種類別に置きました。あわせて、プロンプトをどれだけ丁寧に書いても直らないことも書いています。実際に指示を足し続けて直らなかった例つきです。

上谷 将大Recory 開発

2026.08.31 読了 14分 価格・仕様の確認 2026.08.31

そのままコピーして使えるプロンプトを置きます。あわせて、プロンプトをどれだけ丁寧に書いても直らないことも書きます。後半のほうが役に立つかもしれません。

基本形

文字起こしを渡したうえで、これを続けます。会議の種類を問わず、まずはこの形で足ります。

以下は会議の文字起こしです。これを読んで議事録を作ってください。

出力は次の4つの見出しで構成してください。

決まったこと
　合意した内容だけを箇条書きにする。検討中のものは入れない。
　数字・日付・金額は文字起こしの表記をそのまま使う。

決まらなかったこと
　結論が出なかった論点と、何が足りなくて決まらなかったかを書く。

アクションアイテム
　「担当 / やること / 期限」の3点を1行ずつ。
　期限が出ていないものは「期限なし」と書く。担当が不明なものは「担当未定」と書く。

次回
　次に集まる日時と、そこで扱う議題。

守ること
・文字起こしに無いことは書かない。推測で補わない。
・聞き取れていない箇所は「（聞き取れず）」と書く。
・敬語は使わず、事実を短く書く。

「文字起こしに無いことは書かない」の1行が、いちばん効きます。これが無いと、それらしい結論を作文します。

指示の型——役割・材料・出力の形・禁止の4つ

ここまでのプロンプトは、実はすべて同じ型で書かれています。型が分かると、新しい場面のプロンプトを自分で組み立てられるようになります。

4つのうち、いちばん省略されがちなのが「禁止」です。やってほしいことだけを書いて、やってほしくないことを書かないと、AIは空欄や曖昧な部分を自分の判断で埋めます。「言われていないから、やっていい」とAIは扱うという前提で、禁止の一文を必ず添えてください。

新しい場面のプロンプトを作るときは、この4つを順番に埋めていくだけで足ります。会議の種類が変わっても、変えるのは「出力の形」の見出しの部分だけで、役割・材料・禁止の3つはほぼ共通のまま使い回せます。このあとに並べる商談・定例・1on1・取材・ヒアリング・役員会の各プロンプトも、見比べると出力の形以外はほぼ同じ骨格になっていることが分かります。

会議の種類で差し替える

見出しの部分だけを替えます。それ以外は共通で構いません。

商談・打ち合わせ（社外）

先方の要望
　相手が言った要望を、言い方を変えずに書く。
こちらが約束したこと
　期限と担当を必ず添える。
先方が持ち帰ったこと
　誰が持ち帰ったかを明記する。
次のアクション

定例会議（積み上げ型）

前回からの進捗
　前回の宿題が終わったか、続いているかを分けて書く。
今回決まったこと
今回出た新しい課題
次回までの宿題

1on1

話したテーマ
本人が困っていること
合意したこと
　次までに何をするか。本人側と上長側で分ける。

1on1は残しすぎないほうがいい記録です。感情や評価に関わる部分は書かせない指示を足してください（理由）。

取材・インタビュー

話の流れ
　時系列で、話題が変わったところを見出しにする。
引用できる発言
　そのまま使える発言を、話し手の言い方のまま抜き出す。
確認が必要な点
　固有名詞・数字・日付で、裏取りが要るもの。

取材は要約が目的ではありません。発言をそのまま残す指示が要ります（原稿にするまで）。話し手の言い回しごと残しておくと、原稿にするときに使えます。

ヒアリング（要望を聞き取る）

現状と課題
　聞き取った内容を、事実として整理する。
要望・条件
　「必須」と「希望」を分けて書く。
制約
　予算・期限・体制など、決まっている制約を書く。
確認できていない点
　聞けなかったこと、持ち帰りになったことを書く。
アクションアイテム
　「担当 / やること / 期限」の3点を1行ずつ。

ヒアリングは「決まったこと」より「まだ決まっていないこと」のほうが後で効きます。「確認できていない点」を独立した見出しにするのが要点で、ここが無いと次回また同じ質問を繰り返すことになります。

役員会・意思決定（結論を3択で出す）

議題別の審議内容
　議題ごとに「審議の内容」と「結論」を分けて書く。
　結論は必ず「承認」「否決」「継続審議」のどれかで書く。「前向きに検討」のような曖昧な結論は書かない。
決議事項
　結論が出たものだけをまとめる。
アクションアイテム
　「担当 / やること / 期限」の3点を1行ずつ。
次回への継続審議事項
　継続審議になったものを、理由つきで書く。

結論を3択に絞る指示が、この型のいちばんの効きどころです。「検討する」を許すと、AIも人と同じように曖昧な結論を書いてしまいます。選択肢を先に決めておくだけで、あとから読んで解釈が割れることがなくなります。

箇条書きだけ（最小構成）

決定事項
　結論だけを箇条書きにする。
アクションアイテム
　「担当 / やること / 期限」の3点を1行ずつ。
論点メモ
　結論は出ていないが、話題に上ったことを短く書く。

短い打ち合わせで、型に凝る時間が惜しいときはこれで足ります。見出しは3つしかありませんが、「アクションアイテム」の見出しの語だけは削らないでください。この語を独自の言い方に変えると、あとで宿題を自動で拾う仕組みが機能しなくなることがあります（理由）。

英語で出力させる（海外拠点向け）

Below is a meeting transcript. Please create minutes with the following four headings.

Decisions
　List only what was agreed. Do not include items still under discussion.

Open Issues
　List unresolved points and what is missing to resolve them.

Action Items
　One line per item: Owner / Task / Due date.
　If no due date was mentioned, write "No due date." If the owner is unclear, write "Unassigned."

Next Meeting
　Date and agenda for the next meeting.

Rules:
- Do not add anything that is not in the transcript. Do not guess.
- Mark unclear parts as "(inaudible)".
- Use plain, factual language.

日本語の項目名をそのまま英語に置き換えるだけでは、通じにくいことがあります。Decisions・Open Issues・Action Items・Next Meetingという4つの見出しは、社内の標準が無い場合に使える一般的な対応です。担当と期限を分けて書かせる指示（Owner / Task / Due date）も、日本語版と同じ理屈で効きます。

見出しを、7つの場面で並べて比べる

ここまでの指示文で使った見出しを、1つの表にまとめます。同じ「決定」と「宿題」でも、場面によって見出しの言葉が変わっているのが分かります。

「アクションアイテム」という語だけは、多くの場面で共通しています。理由はこの記事の前半でも書いたとおり、多くの議事録の道具がこの語を手がかりに宿題を自動で抜き出すからです。見出しを場面ごとに工夫するのは自由ですが、宿題を表す見出しだけは、アクションアイテムかネクストアクションのどちらかで統一しておくことをおすすめします。

1on1とヒアリングだけ、決定を表す見出しが独特な形になっている点にも触れておきます。1on1は「合意」という言葉を使い、ヒアリングはそもそも決定事項という枠を作りません。まだ相手の要望を聞いている段階の会議に、「決定」という見出しを立てると、無理に結論を出そうとする文章になりがちです。場面に見出しを合わせる、という考え方がここにも表れています。自分の会議に近いものが無ければ、いちばん近い場面の見出しを土台にして、足りない項目だけ足していくと早く仕上がります。

分量の指定は、1回では守られない

「2,000字前後で」と指示して、6,843字が返ってきたことがあります。箇条書きは16個だけで、残りは全部段落でした。読みづらい。分量と体裁の指定は、モデルが苦手にしている部類です。効いたのは2回に分ける方法でした。

1. まず書かせる。分量は指定せず、内容の網羅だけを求める
2. 次に整えさせる。下書きだけを渡して「2,000字前後・箇条書き中心に」と指示する

同じモデルで、4,114字・箇条書き49個になりました。書くことと整えることは別の仕事なので、1回のプロンプトに両方を詰め込むと、どちらも中途半端になります。

プロンプトでは直らないこと

ここからが本題です。プロンプトの工夫では届かない範囲があり、そこを知らないまま指示を足し続けると時間を失います。

担当が逆になる

社外の会議で、アクションアイテムの担当が6件すべて逆になったことがあります。自社が引き受けた宿題が相手先の担当になり、相手先が持ち帰ったものが自社になっていました。プロンプト側で試したことを全部書きます。

• 参加者と所属の対応表を、プロンプトの先頭に置いた
• 「うち・弊社」は話している人の側、「御社・貴社」は相手側、という読み替えの規則を書いた
• 「推定してはいけない。指定を優先する」と明記した

6件とも逆のままでした。指示を足すほどプロンプトが長くなるだけで、結果は1件も変わりませんでした。

なぜ直らないのか

対応表はプロンプトの先頭に1回あるだけです。モデルは1時間ぶんの会話を読み進めるあいだ、その対応をずっと頭の中で保持しなければなりません。そして会話の一人称は、話を進めている側の視点へ強く引っ張ります。「じゃあこちらで用意します」という発言を読んだとき、直前の文脈のほうが、先頭の対応表より強い。

つまりこれは、指示の書き方の問題ではありません。渡している材料の側の問題です。文字起こしが「話者A」「話者B」としか書いていない状態で渡すかぎり、何を書き足しても同じところで転びます。だから、プロンプトで粘るより、渡す前の段階に戻るほうが早い。文字起こしの側に立場の情報が入っていれば、モデルが保持する必要が無くなります。

指示を足すのではなく、減らして直った例

もうひとつ、実際にやってみて意外だったことを書きます。立場を確定させる指示を書き足しても直らなかったので、逆に減らしてみました。プロンプトの中に残っていた「一人称や依頼の方向から立場を推定する」という説明を、丸ごと削ったのです。

すると結果が変わりました。推定の手掛かりを説明している文が残っているかぎり、モデルはそれを使います。「指定を優先しろ」と後から書き足しても、推定の方法が書いてあれば、そちらに引っ張られる。

指示を足して直らないときは、足すのではなく、矛盾する指示が残っていないかを探すほうが早いことがあります。プロンプトが長くなるほど、この種の衝突は起きやすくなります。

固有名詞は、辞書でしか直らない

社名・製品名・略語の誤変換は、議事録を作る段では手遅れです。文字起こしの時点で間違っているものを、後段のAIが正しく直せる理由がありません。プロンプトに「正しい社名は◯◯です」と書くより、文字起こしのエンジン側に単語を登録するほうが確実です。

話者の取り違えも直らない

3人の会議が2人分の記録になっていた場合、プロンプトでは復元できません。音声を処理する段で失われた情報だからです（2つの壊れ方）。

文字起こしを渡す前に、やっておく前処理

プロンプトを工夫する前に、渡す文字起こしの側を整えておくと、結果が安定します。ここは指示文の話ではなく、材料の下ごしらえです。

1. 固有名詞だけ先に直す。社名・製品名の誤変換は、置換で一括に直せます。ここをAIへの指示に任せると、「正しい社名は◯◯です」という一文を毎回書く羽目になり、しかも直る保証がありません。文字起こしの時点で直しておくほうが確実です。

2. 長すぎる場合は、議題の切れ目で分ける。1時間の会議は2.5万〜3.5万字前後になり、一度に渡すと後半の扱いが雑になることがあります。区切るときは、文の途中や発言の途中で切らないことだけ注意してください。

3. 話者のラベルがあるなら、そのまま残す。「話者A」「話者B」のようなラベルを、読みやすくしようとして消してしまう人がいますが、これは逆効果です。ラベルが無いと、AIはアクションアイテムの担当をますます取り違えやすくなります。ラベルの意味が分かる場合は、「話者A（自社）」のように立場を書き足すと、さらに精度が上がります。

4. 「（聞き取れず）」のような欠落の印は、消さずに残す。AIに「分からない部分は補って」と指示しない限り、この印はそのまま出力に残ります。欠落を隠さず見える形にしておくほうが、あとで人が確認するときに助かります。

この4つのうち、時間対効果がいちばん高いのは1です。同じ誤りが文字起こし全体で繰り返されるので、1回の置換で何十か所も直ることがあります。会議の前に参加者リストを見ておくだけで、置換する語の見当がつきます。

うまくいかないときの直し方

出力が期待どおりにならないとき、症状ごとに直すところが違います。プロンプトを長くする前に、まずどこが原因かを切り分けてください。

表の上から3つは、指示文を直せば解決します。下の3つは、指示文以外の場所（材料の作り方、チャットの使い方）に原因があります。ここを区別せずにプロンプトだけを直し続けると、同じ場所で何度もつまずきます。

指示文を直すときのコツは、足す前に、矛盾する指示が残っていないか確かめることです。この記事の前半で書いたとおり、「推定するな」と書き足しても、推定の手がかりを説明する文が残っていると、AIはそちらに引っ張られます。直らないときは、まず今の指示文を読み返して、矛盾や重複がないかを探してください。

出力を検算する、4つの観点

AIが返してきた議事録を、そのまま送ってよいかどうかを判断する基準です。全部を読み直す必要はありません。次の4か所だけ見れば、実務上の事故はほぼ防げます。

このうち最後の1つは見落とされがちです。文字起こしの中で「検討します」だった発言が、議事録では「〜することで合意」に変わっていることがあります。AIは会話の流れを要約する過程で、曖昧な発言を明確な結論に寄せてしまうことがあるためです。決定事項の欄は、元の文字起こしと突き合わせて、本当に結論が出ていたかを確認してください。

検算にかかる時間の目安は、1時間の会議で3〜5分です。この4つに絞れば、議事録を全文読み直すより大幅に早く終わります。慣れてくると、怪しい箇所は文章のリズムで見当が付くようになります。

毎回貼り直さずに済ませる

同じプロンプトを毎回コピーして貼るのは手間です。使っているAIに、指示文を保存しておく仕組みがあるなら、そちらに任せてしまうほうが楽です。

ChatGPTには、アカウント全体に効く「カスタム指示」と、プロジェクトごとに効く「プロジェクト指示」があります。会議の種類ごとに指示文を変えたいなら、プロジェクトを種類の数だけ作り、それぞれにこの記事の該当する指示文を保存しておく形が現実的です。文字数の上限やプランごとの違いはChatGPTで議事録を作る手順にまとめました。

指示文を保存する場所を1つに決めておくと、「あのプロンプト、どこに置いたっけ」という探し物が無くなります。この記事のプロンプトをコピーして、まず1つのプロジェクトか、テキストファイルに全部貼っておくところから始めるのがおすすめです。

この記事の使い方——3段階を1セットにする

プロンプトだけを工夫しても、結果は半分しか良くなりません。前処理・指示文・検算の3つを1セットで回すと、効果が積み上がります。

1. 前処理。固有名詞を直し、長ければ議題の切れ目で分割し、話者のラベルを残す
2. 指示文。この記事の中から、会議の種類に合うものを選んで貼る
3. 検算。数字・固有名詞・担当・「決まった」の4か所だけ確認する

3つとも数分で終わる作業です。合計しても、1時間の会議で15分程度に収まります。これを毎回のルーティンにしてしまえば、プロンプトの出来を毎回悩む必要がなくなります。指示文だけを何度も書き直して満足するより、3段階を一通り回すほうが、結果として早く読める議事録にたどり着きます。

まとめ

プロンプトで直せるのは、出力の形と粒度まで。中身の正しさは、AIに渡す前の段階で決まります。

だから、プロンプトを磨き続けても頭打ちになります。ここに気づかないまま指示を足していくと、長くて効かないプロンプトができあがります。

ChatGPTだけで議事録を作る手順は別記事に、文書としてのひな形8種は議事録のテンプレートにあります。

よくある質問

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ChatGPTで議事録を作る手順と、そこで止まることiPhoneのボイスメモで文字起こしして、ChatGPTに貼れば議事録は無料で作れます。実際の手順と、この方法で埋まらない3つの穴を書きます。議事録のテンプレート8種と、項目を決めるときの考え方打ち合わせ・定例・商談・1on1・ヒアリング・役員会・取材・箇条書きの8つについて、そのまま使える議事録の型を載せます。あわせて「なぜその項目なのか」と、項目を増やすほど書かれなくなる理由も。AIの要約が「意見交換が行われた」になるのはなぜか中身は濃かったのに、出てきた要約が当たり障りのない文章になる。これはモデルの性能ではなく、要約という作業の性質から来ています。原因と、実際に効いた直し方を書きます。